Olle Ebbinghaus

Olle Ebbinghaus driver Dokumentinfo och är expert på informationshantering. 

Först ordnad informationshantering sedan ökad digitalisering

Kommentarer0
Ordet digitalisering dyker upp överallt nu: det finns inte tillräckligt med kompetens om digitalisering i bolagsledningar och styrelser; gammal lagstiftning hindrar digital transformering; offentlig förvaltning är inte tillräckligt digital som i omvärlden, vi har halkat efter. Budskapet är tydligt, digitalisering är viktigt och vi måste bli bättre på att bli digitala, det måste skapas en bättre digital infrastruktur, vi måste säkerställa digital infrastruktur och kompetensförsörjning. Att vi ska bli mer digitala kan inte undgå någon, men svaren på frågorna varför och hur vi ska digitalisera är inte lika tydliga. Digitalisering är inte ett mål i sig utan ett medel. Min...
Läs mer

Informationshanteringens ramverk

Kommentarer0
Vad krävs för att etablera en ordnad informationshantering av verksamhetens information på organisationsnivå? Räcker det med ett eller flera bra IT-stöd? En metadatasättning som är genomtänkt och förankrad? Detaljerade anvisningar för hantering av handlingar? Resurser att anställa fler dokumentcontrollers eller liknande? I all utveckling av verksamheter så måste man börja med att definiera vad det är man vill uppnå. Det gäller också informationshanteringen. Att definiera så konkreta mål som möjligt är viktigt. Informationen har inget egenvärde, men får, ibland, stort värde när den används eller återanvänds i olika sammanhang. Varför vi lagrar och hanterar dokument och annan information och hur...
Läs mer

Nätverkande

Kommentarer0
Det finns stora möjligheter att nätverka för personer som arbetar med informationshantering, som registratorer, arkivarier, dokumentcontrollers, systemförvaltare och andra professionella inom informationshantering. Det finns t. ex. ett flertal föreningar där man som individ och organisation kan vara medlem och flera leverantörer har användarföreningar för sina kunder. I allmänhet rekommenderas nätverk som ett sätt utveckla sin kompetens, hålla sig ajour med vad som händer och informera sig om vad andra gör inom området. Det är ett bra komplement till kurser och konferenser. Inom offentlig sektor i synnerhet, och inom många områden, är det etablerat att ta del av andras erfarenheter i...
Läs mer

Att processa fram en process – tankar om klassificeringsstrukturen

Kommentarer0
I arbetet med att ta fram klassificeringsstrukturen ingår kartläggning och beskrivning av processer som en viktig del. Hur denna kartläggning görs ser olika ut. I vissa fall är det ett enmansarbete, t. ex.arkivarien eller registratorn gör det i princip själv. Detta är ofta drivet av att det finns ett regelverk som kräver en klassificeringsstruktur. I andra fall sker arbetet tillsammans med verksamheten, t. ex. tillsammans med handläggare, verksamhetsutvecklare, processutvecklare eller liknande. Som tidigare diskuterats på denna blogg kan då syftena med processarbetet vara flera, och det gäller att alla som är inblandade i arbetet förstår de olika syftena, annars finns det...
Läs mer

Öppna upp våra data – det går för sakta!

Kommentarer0
Under flera år har digitaliseringsprocessen i samhället pågått. I dag erbjuder den offentliga sektorn e-tjänster och allt fler ärenden kan du göra direkt på nätet. Uppgifter fylls i av oss medborgare som används av myndigheterna för att de ska kunna uppfylla de åtaganden som de har gentemot oss. Mängder av information samlas in och lagras i verksamhetssystem hos myndigheter, landsting och kommuner. Här ligger den sedan fint och väntar på att bli använd. Det är allt ifrån information som rör ekonomi till miljö- och teknisk information. När verksamheten är klar med sitt användande ligger informationen sedan kvar och väntar på...
Läs mer

Informationshanteringsplan med nya perspektiv

Kommentarer0
Informationshanteringsplanen, som den normalt ser ut, innehåller information som underlättar hantering av handlingstyper utifrån ett traditionellt arkiv- och dokumenthanteringsperspektiv. Den traditionella planen innehåller ofta uppgifter som: Process/Klassificeringsstruktur Handlingsslag Handlingstyp Format Bevarande/gallring Sorteringsordning Sekretess Kommentarer Ett fokus är ofta bevarande och gallring. Planen används för att fatta gallringsbeslut. Det, numera inte så ofta använda, namnet arkivbildningsplan beskriver bra på vad planen används till: att skapa ordning och reda och få överblick vilka handlingstyper som ska gallras och vilka som ska arkiveras. Styra upp arkivbildningen helt enkelt. På senare år har det skett en processorientering av planerna. De styrs av att allt fler organisationer,...
Läs mer

Gästbloggare Christer Atterling: Om 11 eArkivtips, del 2

Kommentarer0
Här kommer mer tips från Christer. /Olle Så har det gått nästan två veckor till och jag fascineras av hur mycket man göra med information som man vet kommer, men inte vet vad den kan tänkas innehålla – dvs spekulation. Nu har statsministern meddelat vilka de nya statsråden är och alla skyndar sig att säga – det var väl ingen överraskning! Men innan dess har ju en massa information presenterats och diskuterats. Nåväl, nog om politik, även om det också är information – åter till de fem tips som du inte fick förra gången jag var inne och gästbloggade. Tips...
Läs mer

Gästbloggare Christer Atterling: Om 11 eArkivtips

Kommentarer0
Detta blogginlägg är skrivet av Christer Atterling som sedan den 1 maj är kollega med mig på Dokumentinfo. Christer har en gedigen erfarenhet av informationshantering och har bl. a. arbetat på Region Skåne och AstraZeneca. Tack för texten, Christer. /Olle Som nyanställd på Dokumentinfo och med mer än 5 års erfarenhet av praktiskt arbete med eArkiv känns det inspirerande och spännande att få skriva av sig lite, som gästbloggare på denna site. Egentligen är inte mycket av nedanstående nya färska tips, de är inte specifika för eArkiv och heller inte ”rocket science”, men det görs inte alltid så mycket åt...
Läs mer

Hur ska vi jobba med processer?

Kommentarer0
Idag är processer ett etablerat perspektiv i många sammanhang och verksamheter. Vi arbetar med processkartläggningar, processmodeller, processbaserad verksamhetsutveckling och processorienterade arkivredovisningar. Processer är ingen managementfluga utan har kommit för att stanna och kan användas till mycket. Men frågan är om inte just de många möjliga användningsområdena gör att projektledare, verksamhetsutvecklare, förändringsledare, arkivarier och andra kan ha svårt att få gehör för sina processmodeller. I större organisationer är det inte ovanligt att det pågår flera utvecklingsinsatser där man tar hjälp av processmodeller samtidigt. Det är mycket tid och kraft som går åt till att sitta i workshops och modellera och analysera....
Läs mer

Så här får du nytta av investeringen i dokumenthanteringssystem

Kommentarer0
Att investera i ett dokumenthanteringssystem som hanterar en stor del av organisationens dokument på ett strukturerat sätt sparar tid, resurser och ökar kvaliteten i verksamheten. Men för att systemet ska bli framgångsrikt krävs att det införs på ett bra sätt, i värsta fall resulterar investeringen i att hanteringen blir ännu mer otydlig än innan. Några av fördelarna med att implementera ett dokumenthanteringssystem är att medarbetarna spar tid i vardagen när de slipper lägga tid på att leta efter dokument. Kvaliteten ökar när man kan säkerställa att samtliga medarbetare har tillgång till den senast uppdaterade versionen av exempelvis en instruktion eller...
Läs mer