Olle Ebbinghaus

Olle Ebbinghaus driver Dokumentinfo och är expert på informationshantering. 

Ledningssystem och informationshantering

Kommentarer0
Läser på nätet i en skrift som är nästan 15 år gammal: ”XYZ (stor organisation) har massor av betydelsefull information, som är helt avgörande för att planering, utbildning, operativa insatser, underhåll och ledning skall kunna fungera. Men, idag har vi inte någon enskild befattningshavare (en Chief Information Officer, en CIO) som i verksamhetens exekutiva ledning är ansvarig för denna betydelsefulla resurs. Detta är en brist eftersom informationsresursen, precis som ekonomiska, personella och materiella resurser, behöver ledas och styras av en samordnad funktion som också verkar för att säkerställa dess tillförlitlighet, tillgänglighet och ekonomi.” Vad är hänt de senaste 15 åren?...
Läs mer

7 Informationshanteringstips

Kommentarer0
Digitalisering, nya lagar och regler ändrar snabbt förutsättningarna för informationshanteringen i alla organisationer. Här kommer några tips om hur du bör tänka Minska det personliga utrymmet. I många verksamheter finns det möjligheter att hantera information lite som man själv vill. Allt fler medarbetare har egna datorer, paddor och telefoner som gör att man kommer åt informationen alla tider på dygnet. Idag kan vi lagra information i molnet, i telefonen och på en usb-sticka., Vi har också möjlighet att strukturera informationen efter vårt eget huvud. Det har alltid varit ett problem, men mobiliteten gör det sårbart och osäkert. Var finns verksamhetens...
Läs mer

Informationshantering är inte bara IT

Kommentarer0
Att informationshantering inte bara är IT är de flesta överens om. IT är den del av en organisations informationshantering, men informationshantering är också mycket annat, som de mjuka frågorna, arbetssätten och processerna?! Och de krav som ledningssystem och olika lagar ställer på hantering av information….  Hur ska vi egentligen beskriva informationshantering så det blir både en heltäckande och någorlunda enkel beskrivning. Tillsammans med kollegor och kunder har jag försökt få till en beskrivning av vad informationshantering är. Vi har fastnat för följande bild   Innan vi förklarar de olika delarna är det väsentligt att tydliggöra några principer som är viktiga: Man...
Läs mer

Vad är viktigast i en informationshanteringsplan: processer eller information?

Kommentarer0
De regler för verksamhetsbaserad arkivredovisning som kom för knappt 10 år sedan har inneburit att det finns många informationshanteringsplaner (dokumenthanteringsplaner) som har processer som utgångspunkt, och som också är strukturerade med processerna som utgångspunkt. I många fall arbetar man i ett excelark som, i kolumner från vänster till höger, beskriver verksamheten i verksamhetsområden, grupper av process samt processer, för att sedan lista informationstyper (som också kan kallas handlingstyper eller dokumenttyper) som finns i de olika processerna. Därefter följer regler för hantering av informationstyperna (t. ex. gallring, uppgifter om sekretess och i vilket i IT-stöd informationstypen ska hanteras). Ambitionsnivån är ofta...
Läs mer

Dags för en makeover av offentlighetsprincipen?

Kommentarer0
I en debattartikel publicerad i Dagens Samhälle redogör Kersti Forsberg och Mats Amnell knutna till Medieinstitutet Fojo för ett RTI-Index (Right to information). Det är en internationell jämförelse av lagtexter om offentlighet och medborgares rätt till information i olika länder. Indexet visar att Sveriges omhuldade offentlighetslagstiftning hamnar på plats 33, långt bak i listan tillsammans  med länder som Panama och Kirgizistan. Författarna rekommenderar flera förändringar av nuvarande lagstiftning, som skulle öka offentligheten och förbättra efterlevnaden av regler. Jag håller med om stora delar av artikelns slutsatser, även om jag tycker att det blir lite märkligt när författarna tar avstamp i...
Läs mer

Med bra informationshantering kan du outsourca vad som helst? 

Kommentarer0
av Gästbloggare Frida Lenberg Det har varit en sommar och höst full av den ena braskande rubriken efter den andra och många av dem har handlat om Transportstyrelsens IT-upphandling och outsourcing. Myndigheten är i kris, interna konflikter visas upp i media, en GD som har brutit mot offentlighet- och sekretesslagen, personuppgiftslagen och säkerhetsskyddslagen samt egna interna rutiner som inte följs.   Regeringens hantering av ärendet och hur man egentligen kommunicerar inom regeringskansliet har lett till den ena ministerns avgång efter den andra och det har i sin tur även gjort att statsministern hamnat i fokus. Visste han eller visste han inte? Vad visste han och när visste han? Frågorna är många och den riktigt stora frågan är:...
Läs mer

Uppföljning av informationshanteringen

Kommentarer0
Informationshanteringen i en organisation är en komplex stödverksamhet som har relation med mycket annat som görs inom organisationen. Det finns inget självändamål i informationshanteringen, utan den fungerar som ett stöd till verksamheten eller medel eller en resurs för att organisationen verksamhet och det resultat som ska uppnås Om organisation har tydliga verksamhetsmål så kan den nytta informationshanteringen gör relateras till målen och bedömas utifrån hur bra den hjälper verksamheten att nå goda resultat. Utifrån det kan målsättningar för informationsverksamheten definieras, mätas och följas upp. Det som beskrivs ovan kan tyckas logiskt och tydligt och borde inte vara omöjligt att realisera. ...
Läs mer

Värdet av information och informationshantering

Kommentarer0
Man brukar prata om organisationens information som en resurs eller tillgång.  Jag har många gånger funderat hur man konkretiserar värdet på resursen information och i och med på kan räkna på vad informationshantering kan få kosta. Jag gör en ansats igen och läser på Internet: ”Information – en viktig strategisk resurs. Information och tillhörande informationsteknik är en viktig strategisk resurs för organisationen. Genom god informationssäkerhet tryggas viktig information…..” Här kommer kanske ett svar, men som vanligt blir jag besviken. Texten handlar inte om det jag hoppas, utan fortsätter med att beskriva hur man identifierar risker och klassificerar informationssäkerhet, inte hur...
Läs mer

Först ordnad informationshantering sedan ökad digitalisering

Kommentarer0
Ordet digitalisering dyker upp överallt nu: det finns inte tillräckligt med kompetens om digitalisering i bolagsledningar och styrelser; gammal lagstiftning hindrar digital transformering; offentlig förvaltning är inte tillräckligt digital som i omvärlden, vi har halkat efter. Budskapet är tydligt, digitalisering är viktigt och vi måste bli bättre på att bli digitala, det måste skapas en bättre digital infrastruktur, vi måste säkerställa digital infrastruktur och kompetensförsörjning. Att vi ska bli mer digitala kan inte undgå någon, men svaren på frågorna varför och hur vi ska digitalisera är inte lika tydliga. Digitalisering är inte ett mål i sig utan ett medel. Min...
Läs mer

Informationshanteringens ramverk

Kommentarer0
Vad krävs för att etablera en ordnad informationshantering av verksamhetens information på organisationsnivå? Räcker det med ett eller flera bra IT-stöd? En metadatasättning som är genomtänkt och förankrad? Detaljerade anvisningar för hantering av handlingar? Resurser att anställa fler dokumentcontrollers eller liknande? I all utveckling av verksamheter så måste man börja med att definiera vad det är man vill uppnå. Det gäller också informationshanteringen. Att definiera så konkreta mål som möjligt är viktigt. Informationen har inget egenvärde, men får, ibland, stort värde när den används eller återanvänds i olika sammanhang. Varför vi lagrar och hanterar dokument och annan information och hur...
Läs mer