Olle Ebbinghaus

Olle Ebbinghaus driver Dokumentinfo och är expert på informationshantering. 

Dags för en makeover av offentlighetsprincipen?

Kommentarer0
I en debattartikel publicerad i Dagens Samhälle redogör Kersti Forsberg och Mats Amnell knutna till Medieinstitutet Fojo för ett RTI-Index (Right to information). Det är en internationell jämförelse av lagtexter om offentlighet och medborgares rätt till information i olika länder. Indexet visar att Sveriges omhuldade offentlighetslagstiftning hamnar på plats 33, långt bak i listan tillsammans  med länder som Panama och Kirgizistan. Författarna rekommenderar flera förändringar av nuvarande lagstiftning, som skulle öka offentligheten och förbättra efterlevnaden av regler. Jag håller med om stora delar av artikelns slutsatser, även om jag tycker att det blir lite märkligt när författarna tar avstamp i...
Läs mer

Med bra informationshantering kan du outsourca vad som helst? 

Kommentarer0
av Gästbloggare Frida Lenberg Det har varit en sommar och höst full av den ena braskande rubriken efter den andra och många av dem har handlat om Transportstyrelsens IT-upphandling och outsourcing. Myndigheten är i kris, interna konflikter visas upp i media, en GD som har brutit mot offentlighet- och sekretesslagen, personuppgiftslagen och säkerhetsskyddslagen samt egna interna rutiner som inte följs.   Regeringens hantering av ärendet och hur man egentligen kommunicerar inom regeringskansliet har lett till den ena ministerns avgång efter den andra och det har i sin tur även gjort att statsministern hamnat i fokus. Visste han eller visste han inte? Vad visste han och när visste han? Frågorna är många och den riktigt stora frågan är:...
Läs mer

Uppföljning av informationshanteringen

Kommentarer0
Informationshanteringen i en organisation är en komplex stödverksamhet som har relation med mycket annat som görs inom organisationen. Det finns inget självändamål i informationshanteringen, utan den fungerar som ett stöd till verksamheten eller medel eller en resurs för att organisationen verksamhet och det resultat som ska uppnås Om organisation har tydliga verksamhetsmål så kan den nytta informationshanteringen gör relateras till målen och bedömas utifrån hur bra den hjälper verksamheten att nå goda resultat. Utifrån det kan målsättningar för informationsverksamheten definieras, mätas och följas upp. Det som beskrivs ovan kan tyckas logiskt och tydligt och borde inte vara omöjligt att realisera. ...
Läs mer

Värdet av information och informationshantering

Kommentarer0
Man brukar prata om organisationens information som en resurs eller tillgång.  Jag har många gånger funderat hur man konkretiserar värdet på resursen information och i och med på kan räkna på vad informationshantering kan få kosta. Jag gör en ansats igen och läser på Internet: ”Information – en viktig strategisk resurs. Information och tillhörande informationsteknik är en viktig strategisk resurs för organisationen. Genom god informationssäkerhet tryggas viktig information…..” Här kommer kanske ett svar, men som vanligt blir jag besviken. Texten handlar inte om det jag hoppas, utan fortsätter med att beskriva hur man identifierar risker och klassificerar informationssäkerhet, inte hur...
Läs mer

Först ordnad informationshantering sedan ökad digitalisering

Kommentarer0
Ordet digitalisering dyker upp överallt nu: det finns inte tillräckligt med kompetens om digitalisering i bolagsledningar och styrelser; gammal lagstiftning hindrar digital transformering; offentlig förvaltning är inte tillräckligt digital som i omvärlden, vi har halkat efter. Budskapet är tydligt, digitalisering är viktigt och vi måste bli bättre på att bli digitala, det måste skapas en bättre digital infrastruktur, vi måste säkerställa digital infrastruktur och kompetensförsörjning. Att vi ska bli mer digitala kan inte undgå någon, men svaren på frågorna varför och hur vi ska digitalisera är inte lika tydliga. Digitalisering är inte ett mål i sig utan ett medel. Min...
Läs mer

Informationshanteringens ramverk

Kommentarer0
Vad krävs för att etablera en ordnad informationshantering av verksamhetens information på organisationsnivå? Räcker det med ett eller flera bra IT-stöd? En metadatasättning som är genomtänkt och förankrad? Detaljerade anvisningar för hantering av handlingar? Resurser att anställa fler dokumentcontrollers eller liknande? I all utveckling av verksamheter så måste man börja med att definiera vad det är man vill uppnå. Det gäller också informationshanteringen. Att definiera så konkreta mål som möjligt är viktigt. Informationen har inget egenvärde, men får, ibland, stort värde när den används eller återanvänds i olika sammanhang. Varför vi lagrar och hanterar dokument och annan information och hur...
Läs mer

Nätverkande

Kommentarer0
Det finns stora möjligheter att nätverka för personer som arbetar med informationshantering, som registratorer, arkivarier, dokumentcontrollers, systemförvaltare och andra professionella inom informationshantering. Det finns t. ex. ett flertal föreningar där man som individ och organisation kan vara medlem och flera leverantörer har användarföreningar för sina kunder. I allmänhet rekommenderas nätverk som ett sätt utveckla sin kompetens, hålla sig ajour med vad som händer och informera sig om vad andra gör inom området. Det är ett bra komplement till kurser och konferenser. Inom offentlig sektor i synnerhet, och inom många områden, är det etablerat att ta del av andras erfarenheter i...
Läs mer

Att processa fram en process – tankar om klassificeringsstrukturen

Kommentarer0
I arbetet med att ta fram klassificeringsstrukturen ingår kartläggning och beskrivning av processer som en viktig del. Hur denna kartläggning görs ser olika ut. I vissa fall är det ett enmansarbete, t. ex.arkivarien eller registratorn gör det i princip själv. Detta är ofta drivet av att det finns ett regelverk som kräver en klassificeringsstruktur. I andra fall sker arbetet tillsammans med verksamheten, t. ex. tillsammans med handläggare, verksamhetsutvecklare, processutvecklare eller liknande. Som tidigare diskuterats på denna blogg kan då syftena med processarbetet vara flera, och det gäller att alla som är inblandade i arbetet förstår de olika syftena, annars finns det...
Läs mer

Öppna upp våra data – det går för sakta!

Kommentarer0
Under flera år har digitaliseringsprocessen i samhället pågått. I dag erbjuder den offentliga sektorn e-tjänster och allt fler ärenden kan du göra direkt på nätet. Uppgifter fylls i av oss medborgare som används av myndigheterna för att de ska kunna uppfylla de åtaganden som de har gentemot oss. Mängder av information samlas in och lagras i verksamhetssystem hos myndigheter, landsting och kommuner. Här ligger den sedan fint och väntar på att bli använd. Det är allt ifrån information som rör ekonomi till miljö- och teknisk information. När verksamheten är klar med sitt användande ligger informationen sedan kvar och väntar på...
Läs mer

Informationshanteringsplan med nya perspektiv

Kommentarer0
Informationshanteringsplanen, som den normalt ser ut, innehåller information som underlättar hantering av handlingstyper utifrån ett traditionellt arkiv- och dokumenthanteringsperspektiv. Den traditionella planen innehåller ofta uppgifter som: Process/Klassificeringsstruktur Handlingsslag Handlingstyp Format Bevarande/gallring Sorteringsordning Sekretess Kommentarer Ett fokus är ofta bevarande och gallring. Planen används för att fatta gallringsbeslut. Det, numera inte så ofta använda, namnet arkivbildningsplan beskriver bra på vad planen används till: att skapa ordning och reda och få överblick vilka handlingstyper som ska gallras och vilka som ska arkiveras. Styra upp arkivbildningen helt enkelt. På senare år har det skett en processorientering av planerna. De styrs av att allt fler organisationer,...
Läs mer