Olle Ebbinghaus

Olle Ebbinghaus driver Dokumentinfo och är expert på informationshantering. 

3 steg för att åtgärda planfetischism!

Kommentarer0
Integritetspolicy, affärsplan, handlingsplan för informationssäkerhet, lönepolicy, handlingsplan internkontroll, informationshanteringsplan, jämställdhetsplan, IT-policy, digitaliseringsstrategi,  personalhandbok, finansieringsstrategi….. listan över styrdokument kan i de flesta organisationer göras lång, men genomförs det som står i dessa dokument? Har de någon reell påverkan på verksamheten? Inom informationshanteringsområdet finns det ett flertal typiska exempel som kan illustrera problematiken. Det finns en massa styrdokument i den ”metoddjungel” som styr många organisationers IT-verksamhet och i praktiken orkar inte IT-organisationen leva upp till en bråkdel av dem och medarbetarna har inte heller tid att lära sig vad metoderna ska vara bra för och vad verksamheten vinner på att följa dem....
Läs mer

Informationshantering och Digitalisering – problem och hinder

Kommentarer0
Informationshantering är att samla in, organisera och lagra information så att informationen kan användas på ett ändamålsenligt sätt. Informationshanteringens perspektiv är: Externa krav – de krav och standarder och som organisation ska eller väljer att följa Interna regler – de interna regler (som kan vara tillämpningar av externa regler) som gäller för organisationen. Lagring – de IT-lösningar som lagrar och hanterar informationen Människor – de individer i organisationen som arbetar med informationen Verksamhet – de behov av information som verksamheten har för att nå sina mål Informationshantering måste analyseras och utvecklas utifrån alla perspektiv ovan och utifrån en helhetssyn. I...
Läs mer

Organisationens kompetens – nyckeln till en bra informationshantering

Kommentarer0
Dokumentinfo beskriver informationshantering som fem samverkande områden: Externa krav Interna krav Lagring Människa Verksamhet Det är ett försök att dela upp och strukturera det som i många organisationer är både splittrat och rörigt och där det inte finns en tydlighet när det gäller roller, hur organisationen värderar information, vilka regler som gäller, hur man ska arbeta för att systematiskt förbättra hanteringen. Information är en ”osynlig” resurs som ingen har ett övergripande ansvarar för, som det inte finns en budget för och som inte har något värde. När det i denna ”röra” framkommer en uppenbar brist, t.ex. att information inte hanteras...
Läs mer

Informationshanteringsplaner och processer (igen)

Kommentarer0
Ett av mina blogginlägg från slutet av förra året har blivit lite omdiskuterat. Med anledning av det kommer här några förtydliganden. Avsikten med texten var att inte att förringa behovet av eller möjligheten till att beskriva processer och information relaterat till varandra. Det finns inte heller någon avsikt att förmedla en negativ syn på processer som sådana eller att ifrågasätta processen som användbart verktyg för att beskriva verksamheter. Att arbete med processer vid t.ex. verksamhetsutveckling eller kvalitetssäkring är enligt min mening bra. Det är också ofta bra att relatera resurser och annat till processmodeller, som t. ex. information. När det...
Läs mer

Vad du kan göra åt informationsröran?

Kommentarer0
I många organisationer finns det svårigheter med hantering av information i det dagliga arbetet. Det finns flera centrala IT-system där man kan lagra det man arbetar med. Viss information skrivs ut och lagras (också) på papper.  En del av de personer som arbetar i organisationen tycker inte att de centrala IT-systemen fungerar bra så de lagrar dokumenten på sina datorer och i sina e-postlådor istället. Alla dokument kopieras och lagras på flera ställen. Kort sagt: det finns en informationsröra som är både oöverskådlig och omöjlig att hantera. Dessutom är det är väldigt enkelt att skaffa sig nya verktyg för hantering...
Läs mer

Informationshanteringsplan och Masterdata

Kommentarer0
Jag känner inte till organisationer där man på konkret nivå arbetar med informationshanteringsplaner och masterdatahantering koordinerat. Min uppfattning är det vore en god idé att försöka Informationshanteringsplanen är ett verktyg för hantering av informationstyper inom organisationen enligt fastställda interna regler. Planen används som ett styrinstrument för vilken information som ska arkiveras och hur länge, men kan också ge information om i vilket IT-stöd informationen ska hanteras, om den innehåller personuppgifter, ska registreras, kan omfattas av sekretess och om den eventuellt ska hanteras eller arkiveras på papper. Informationshanteringsplanen (som förr kallades dokumenthanteringsplan eller arkivbildningsplan) hanterar traditionellt huvudsakligen det som ibland kallas...
Läs mer

Informationshanteringens komplexitet – det enkla är det svåra

Kommentarer0
Den största faran med insikten om att informationshanteringen är komplex är det resulterar i handlingsförlamning, pajkastning och myteri. Det krävs mer handlingskraft, mod och sunt förnuft av beslutsfattare, bättre investeringsbeslut och systematiskt löpande arbete för att hantera informationen som den resurs det är. Det är inte svårare än så. I regel hanteras informationen i våra organisationer utifrån direkt motstridiga principer och kravställningar. Vi ska ha god informationssäkerhet och vara öppna och transparanta, vi ska bevara viktig information och samtidigt leva upp till krav på att förstöra information av integritetsskäl, vi ska ha tydliga strukturer och interna regler för hur information...
Läs mer

Ledningssystem och informationshantering

Kommentarer0
Läser på nätet i en skrift som är nästan 15 år gammal: ”XYZ (stor organisation) har massor av betydelsefull information, som är helt avgörande för att planering, utbildning, operativa insatser, underhåll och ledning skall kunna fungera. Men, idag har vi inte någon enskild befattningshavare (en Chief Information Officer, en CIO) som i verksamhetens exekutiva ledning är ansvarig för denna betydelsefulla resurs. Detta är en brist eftersom informationsresursen, precis som ekonomiska, personella och materiella resurser, behöver ledas och styras av en samordnad funktion som också verkar för att säkerställa dess tillförlitlighet, tillgänglighet och ekonomi.” Vad är hänt de senaste 15 åren?...
Läs mer

7 Informationshanteringstips

Kommentarer0
Digitalisering, nya lagar och regler ändrar snabbt förutsättningarna för informationshanteringen i alla organisationer. Här kommer några tips om hur du bör tänka Minska det personliga utrymmet. I många verksamheter finns det möjligheter att hantera information lite som man själv vill. Allt fler medarbetare har egna datorer, paddor och telefoner som gör att man kommer åt informationen alla tider på dygnet. Idag kan vi lagra information i molnet, i telefonen och på en usb-sticka., Vi har också möjlighet att strukturera informationen efter vårt eget huvud. Det har alltid varit ett problem, men mobiliteten gör det sårbart och osäkert. Var finns verksamhetens...
Läs mer

Informationshantering är inte bara IT

Kommentarer0
Att informationshantering inte bara är IT är de flesta överens om. IT är den del av en organisations informationshantering, men informationshantering är också mycket annat, som de mjuka frågorna, arbetssätten och processerna?! Och de krav som ledningssystem och olika lagar ställer på hantering av information….  Hur ska vi egentligen beskriva informationshantering så det blir både en heltäckande och någorlunda enkel beskrivning. Tillsammans med kollegor och kunder har jag försökt få till en beskrivning av vad informationshantering är. Vi har fastnat för följande bild   Innan vi förklarar de olika delarna är det väsentligt att tydliggöra några principer som är viktiga: Man...
Läs mer