Olle Ebbinghaus

Olle Ebbinghaus driver Dokumentinfo och är expert på informationshantering. 

Informationshanteringsplaner och processer (igen)

Kommentarer0
Ett av mina blogginlägg från slutet av förra året har blivit lite omdiskuterat. Med anledning av det kommer här några förtydliganden. Avsikten med texten var att inte att förringa behovet av eller möjligheten till att beskriva processer och information relaterat till varandra. Det finns inte heller någon avsikt att förmedla en negativ syn på processer som sådana eller att ifrågasätta processen som användbart verktyg för att beskriva verksamheter. Att arbete med processer vid t.ex. verksamhetsutveckling eller kvalitetssäkring är enligt min mening bra. Det är också ofta bra att relatera resurser och annat till processmodeller, som t. ex. information. När det...
Läs mer

Vad du kan göra åt informationsröran?

Kommentarer0
I många organisationer finns det svårigheter med hantering av information i det dagliga arbetet. Det finns flera centrala IT-system där man kan lagra det man arbetar med. Viss information skrivs ut och lagras (också) på papper.  En del av de personer som arbetar i organisationen tycker inte att de centrala IT-systemen fungerar bra så de lagrar dokumenten på sina datorer och i sina e-postlådor istället. Alla dokument kopieras och lagras på flera ställen. Kort sagt: det finns en informationsröra som är både oöverskådlig och omöjlig att hantera. Dessutom är det är väldigt enkelt att skaffa sig nya verktyg för hantering...
Läs mer

Informationshanteringsplan och Masterdata

Kommentarer0
Jag känner inte till organisationer där man på konkret nivå arbetar med informationshanteringsplaner och masterdatahantering koordinerat. Min uppfattning är det vore en god idé att försöka Informationshanteringsplanen är ett verktyg för hantering av informationstyper inom organisationen enligt fastställda interna regler. Planen används som ett styrinstrument för vilken information som ska arkiveras och hur länge, men kan också ge information om i vilket IT-stöd informationen ska hanteras, om den innehåller personuppgifter, ska registreras, kan omfattas av sekretess och om den eventuellt ska hanteras eller arkiveras på papper. Informationshanteringsplanen (som förr kallades dokumenthanteringsplan eller arkivbildningsplan) hanterar traditionellt huvudsakligen det som ibland kallas...
Läs mer

Informationshanteringens komplexitet – det enkla är det svåra

Kommentarer0
Den största faran med insikten om att informationshanteringen är komplex är det resulterar i handlingsförlamning, pajkastning och myteri. Det krävs mer handlingskraft, mod och sunt förnuft av beslutsfattare, bättre investeringsbeslut och systematiskt löpande arbete för att hantera informationen som den resurs det är. Det är inte svårare än så. I regel hanteras informationen i våra organisationer utifrån direkt motstridiga principer och kravställningar. Vi ska ha god informationssäkerhet och vara öppna och transparanta, vi ska bevara viktig information och samtidigt leva upp till krav på att förstöra information av integritetsskäl, vi ska ha tydliga strukturer och interna regler för hur information...
Läs mer

Ledningssystem och informationshantering

Kommentarer0
Läser på nätet i en skrift som är nästan 15 år gammal: ”XYZ (stor organisation) har massor av betydelsefull information, som är helt avgörande för att planering, utbildning, operativa insatser, underhåll och ledning skall kunna fungera. Men, idag har vi inte någon enskild befattningshavare (en Chief Information Officer, en CIO) som i verksamhetens exekutiva ledning är ansvarig för denna betydelsefulla resurs. Detta är en brist eftersom informationsresursen, precis som ekonomiska, personella och materiella resurser, behöver ledas och styras av en samordnad funktion som också verkar för att säkerställa dess tillförlitlighet, tillgänglighet och ekonomi.” Vad är hänt de senaste 15 åren?...
Läs mer

7 Informationshanteringstips

Kommentarer0
Digitalisering, nya lagar och regler ändrar snabbt förutsättningarna för informationshanteringen i alla organisationer. Här kommer några tips om hur du bör tänka Minska det personliga utrymmet. I många verksamheter finns det möjligheter att hantera information lite som man själv vill. Allt fler medarbetare har egna datorer, paddor och telefoner som gör att man kommer åt informationen alla tider på dygnet. Idag kan vi lagra information i molnet, i telefonen och på en usb-sticka., Vi har också möjlighet att strukturera informationen efter vårt eget huvud. Det har alltid varit ett problem, men mobiliteten gör det sårbart och osäkert. Var finns verksamhetens...
Läs mer

Informationshantering är inte bara IT

Kommentarer0
Att informationshantering inte bara är IT är de flesta överens om. IT är den del av en organisations informationshantering, men informationshantering är också mycket annat, som de mjuka frågorna, arbetssätten och processerna?! Och de krav som ledningssystem och olika lagar ställer på hantering av information….  Hur ska vi egentligen beskriva informationshantering så det blir både en heltäckande och någorlunda enkel beskrivning. Tillsammans med kollegor och kunder har jag försökt få till en beskrivning av vad informationshantering är. Vi har fastnat för följande bild   Innan vi förklarar de olika delarna är det väsentligt att tydliggöra några principer som är viktiga: Man...
Läs mer

Vad är viktigast i en informationshanteringsplan: processer eller information?

Kommentarer0
De regler för verksamhetsbaserad arkivredovisning som kom för knappt 10 år sedan har inneburit att det finns många informationshanteringsplaner (dokumenthanteringsplaner) som har processer som utgångspunkt, och som också är strukturerade med processerna som utgångspunkt. I många fall arbetar man i ett excelark som, i kolumner från vänster till höger, beskriver verksamheten i verksamhetsområden, grupper av process samt processer, för att sedan lista informationstyper (som också kan kallas handlingstyper eller dokumenttyper) som finns i de olika processerna. Därefter följer regler för hantering av informationstyperna (t. ex. gallring, uppgifter om sekretess och i vilket i IT-stöd informationstypen ska hanteras). Ambitionsnivån är ofta...
Läs mer

Dags för en makeover av offentlighetsprincipen?

Kommentarer0
I en debattartikel publicerad i Dagens Samhälle redogör Kersti Forsberg och Mats Amnell knutna till Medieinstitutet Fojo för ett RTI-Index (Right to information). Det är en internationell jämförelse av lagtexter om offentlighet och medborgares rätt till information i olika länder. Indexet visar att Sveriges omhuldade offentlighetslagstiftning hamnar på plats 33, långt bak i listan tillsammans  med länder som Panama och Kirgizistan. Författarna rekommenderar flera förändringar av nuvarande lagstiftning, som skulle öka offentligheten och förbättra efterlevnaden av regler. Jag håller med om stora delar av artikelns slutsatser, även om jag tycker att det blir lite märkligt när författarna tar avstamp i...
Läs mer

Med bra informationshantering kan du outsourca vad som helst? 

Kommentarer0
av Gästbloggare Frida Lenberg Det har varit en sommar och höst full av den ena braskande rubriken efter den andra och många av dem har handlat om Transportstyrelsens IT-upphandling och outsourcing. Myndigheten är i kris, interna konflikter visas upp i media, en GD som har brutit mot offentlighet- och sekretesslagen, personuppgiftslagen och säkerhetsskyddslagen samt egna interna rutiner som inte följs.   Regeringens hantering av ärendet och hur man egentligen kommunicerar inom regeringskansliet har lett till den ena ministerns avgång efter den andra och det har i sin tur även gjort att statsministern hamnat i fokus. Visste han eller visste han inte? Vad visste han och när visste han? Frågorna är många och den riktigt stora frågan är:...
Läs mer