Olle Ebbinghaus

Olle Ebbinghaus driver Dokumentinfo och arbetar med dokumenthantering. 

Gästbloggare Christer Atterling: Om 11 eArkivtips, del 2

Kommentarer0
Här kommer mer tips från Christer. /Olle Så har det gått nästan två veckor till och jag fascineras av hur mycket man göra med information som man vet kommer, men inte vet vad den kan tänkas innehålla – dvs spekulation. Nu har statsministern meddelat vilka de nya statsråden är och alla skyndar sig att säga – det var väl ingen överraskning! Men innan dess har ju en massa information presenterats och diskuterats. Nåväl, nog om politik, även om det också är information – åter till de fem tips som du inte fick förra gången jag var inne och gästbloggade. Tips...
Läs mer

Gästbloggare Christer Atterling: Om 11 eArkivtips

Kommentarer0
Detta blogginlägg är skrivet av Christer Atterling som sedan den 1 maj är kollega med mig på Dokumentinfo. Christer har en gedigen erfarenhet av informationshantering och har bl. a. arbetat på Region Skåne och AstraZeneca. Tack för texten, Christer. /Olle Som nyanställd på Dokumentinfo och med mer än 5 års erfarenhet av praktiskt arbete med eArkiv känns det inspirerande och spännande att få skriva av sig lite, som gästbloggare på denna site. Egentligen är inte mycket av nedanstående nya färska tips, de är inte specifika för eArkiv och heller inte ”rocket science”, men det görs inte alltid så mycket åt...
Läs mer

Hur ska vi jobba med processer?

Kommentarer0
Idag är processer ett etablerat perspektiv i många sammanhang och verksamheter. Vi arbetar med processkartläggningar, processmodeller, processbaserad verksamhetsutveckling och processorienterade arkivredovisningar. Processer är ingen managementfluga utan har kommit för att stanna och kan användas till mycket. Men frågan är om inte just de många möjliga användningsområdena gör att projektledare, verksamhetsutvecklare, förändringsledare, arkivarier och andra kan ha svårt att få gehör för sina processmodeller. I större organisationer är det inte ovanligt att det pågår flera utvecklingsinsatser där man tar hjälp av processmodeller samtidigt. Det är mycket tid och kraft som går åt till att sitta i workshops och modellera och analysera....
Läs mer

Så här får du nytta av investeringen i dokumenthanteringssystem

Kommentarer0
Att investera i ett dokumenthanteringssystem som hanterar en stor del av organisationens dokument på ett strukturerat sätt sparar tid, resurser och ökar kvaliteten i verksamheten. Men för att systemet ska bli framgångsrikt krävs att det införs på ett bra sätt, i värsta fall resulterar investeringen i att hanteringen blir ännu mer otydlig än innan. Några av fördelarna med att implementera ett dokumenthanteringssystem är att medarbetarna spar tid i vardagen när de slipper lägga tid på att leta efter dokument. Kvaliteten ökar när man kan säkerställa att samtliga medarbetare har tillgång till den senast uppdaterade versionen av exempelvis en instruktion eller...
Läs mer

11 tips för en perfekt dokumenthanteringsplan

Kommentarer0
Finns det en dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan i din organisation? Används den som ett stöd i den dagliga hanteringen av dokument? Är den lätt att hitta i? Uppdateras den vid förändringar av rutiner eller införande av nya IT-system? Tyvärr är planens potential i de flesta organisationer inte utnyttjad till fullo.  Rätt skapad och använd är planen ett utmärkt verktyg för att samla rutiner och regler som väsentligt underlättar en god hantering av dokument. Hur håller du ordning om du inte har en? Här kommer 11 konkreta tips som hjälper dig och din organisation att få till en bättre dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan. Tips 1 – Se...
Läs mer

Att analysera behov och användning av information

Kommentarer1
Information är en resurs i våra verksamheter som det är en utmaning att administrera på ett bra sätt. Det finns organisationer som uttrycker en vilja, och investerar mycket tid, kraft och pengar i IT-system och rutiner, att etablera en informationshantering som tillhandahåller rätt information till rätt person till rätt tillfälle. Denna vilja och dessa investeringar resulterar inte alltid i konkreta och användbara system som hjälper organisation och dess medarbetare, utan ibland kämpar användare med ett flertal IT-system som inte är samordnade, med otydliga riktlinjer och oklar styrning och en informationshantering som inte hjälper utan försvårar arbetet. Varför är det så...
Läs mer

Ledningssystem och styrande dokument

Kommentarer0
Att diskutera ledningssystemets roll och säkerställa att man pratar om samma sak är viktigt. Ett ledningssystem är ett system med styrande principer för en verksamhet. Det omfattar allt som krävs för att verksamheten ska fungera (som t. ex. människor, utrustning, resurser, kompetens etc.). Ledningssystemet är till sin karaktär cyklisk och innehåller delar som planera, leda, genomföra, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Ledningssystem kan ha olika inriktning, t.ex. miljöledningssystem, kvalitetsledningssystem och ledningssystem för informationssäkerhet. Det finns en flora standardiserade ledningssystem utgivna av olika standardiseringsorgan. I alla ledningssystem som jag stött på finns det regler om styrning och krav på...
Läs mer

ARMAs Maturity Model – en standard som utvecklar dokumenthanteringen

Kommentarer0
Inom de flesta områden finns det numera standarder och annan branschpraxis att följa. Arkiv- och dokumenthanteringsvärlden har sina egna standarder och man möter snabbt begrepp som OAIS, MoReq, ISO 30300, PDF/A och andra som i liten eller stor utsträckning styr vårt dagliga arbete. Oavsett om dessa standarder kommer från standardiseringsorgan, branschorganisationer, eller rent kommersiella initiativ så finns det oftast goda intentioner bakom. Ett allmänt råd att är att läsa standarder och fundera på om den kan vara användbar på något sätt för att förbättra informationshanteringen inom Din verksamhet. I vissa sammanhang är det en konkurrensfördel eller krav att följa en...
Läs mer

Varför dokumenthanteringsplanen bör vara en databas

Kommentarer0
Kärt barn många namn heter det. Och kanske kallas dokumenthanteringsplanen i just din organisation för ”arkivplan” eller ”hanteringsanvisning”, eller kanske rent utav något helt annat? Just därför är det kanske dags att tänka om lite och börja på ny kula och kalla det för vad det faktiskt är – en ”karta” över verksamhetens aktuella dokumenttyper – en dokumenthanteringsdatabas helt enkelt! För de som arbetar med att försöka få struktur på sitt företags dokumenthantering är det nog redan många som tröttnat på verktyg som exempelvis Excel, där bara en person kan jobba åt gången, eller Word, där man inte kan ha...
Läs mer

Vad kostar det att inte hitta information?

Kommentarer0
Canon har finansierat en undersökning som visar att svenskar på sina arbetsplatser lägger ner alltmer tid på att leta efter information. Av de tillfrågade lägger 47%  en halvtimme eller mer om dagen att leta efter information och arbetsdokument. Om vi räknar med en månadslön på 30.000 kr så blir kostnaden för att leta en halvtimme per dag ungefär 31500 kr/person och år i direkt lönekostnad. I flera situationer har jag tagit fram och funderat kring liknande beräkningar i olika organisationer. Syftet har varit att räkna hem kostnader för planerade projekt (nästan alltid investeringar i systemstöd för ärende- och dokumenthantering med...
Läs mer