Olle Ebbinghaus

Dokumenthanteringsplan

- som gör nytta
10 Mar 2016

11 tips för en perfekt dokumenthanteringsplan

//
Kommentarer0

Finns det en dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan i din organisation? Används den som ett stöd i den dagliga hanteringen av dokument? Är den lätt att hitta i? Uppdateras den vid förändringar av rutiner eller införande av nya IT-system?

Tyvärr är planens potential i de flesta organisationer inte utnyttjad till fullo.  Rätt skapad och använd är planen ett utmärkt verktyg för att samla rutiner och regler som väsentligt underlättar en god hantering av dokument. Hur håller du ordning om du inte har en?

Här kommer 11 konkreta tips som hjälper dig och din organisation att få till en bättre dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan.

Tips 1 – Se till att planen innehåller namn på dokument som organisationen känner igen. Kan tyckas självklart men det är påtagligt ofta som folk ute i verksamheten inte ”hittar” sina dokument helt enkelt för att andra begrepp används i planen än vad som används i verksamheten. Begreppen är ofta individuella – detta är inte ett vanligt ämne vid fikabordet.

Tips 2 – Uppdatera planen ofta. Den blir oftast inaktuell väldigt snabbt och det behöver finnas rutiner för förvaltning och uppdatering av planen och en tydlig rutin för hur förändringsbehov ska hanteras och vem som beslutar om förändringar. Försök få beslutanderätten om förändringar av planen delegerad till en utpekad tjänsteman.

Tips 3 – Planen bör vara en databas (läs gärna ett äldre blogginlägg om det här) eller, om det inte går, på annat sätt enkelt sökbar för hela verksamheten

Tips 4 – Planen ska innehålla hanteringsregler om i vilket IT-system olika dokument ska hanteras. En av planens viktigaste funktioner är att fungera som stöd till användare som inte är säkra på var en viss dokumenttyp ska hanteras. Idag hanteras allt i fler dokument i allt fler olika IT-system.

Tips 5 – Arbeta hårt med implementering av planen. En plan ska följas för att göra nytta och för att den ska göra det så krävs fortgående arbete med information, utbildning och diskussion om hur din organisation hanterar er information/era dokument.

Tips 6 – Etablera en organisation som arbetar med förvaltning och fortgående uppdatering av planen. Vem eller vilka är det som ska arbeta med löpande förändringar av planen, som informerar och utbildar, som tar emot ändringsförslag mm. Detta tips har en nära koppling med tips 2 och 5

Tips 7 – Planen ska alltid beskriva hur vi arbetar idag, inte hur vi borde arbeta eller har arbetat. Om det är ett större förändringsarbete som pågår som förändrar planen, synka beslut om en ny version av planen med implementering av den större förändringen.

Tips 8 – Planen ska fungera i ett sammanhang tillsammans med IT-system, pappersarkiv, interna regler för ansvarsfördelning och andra verktyg och instruktioner. Tillsammans ska det bli en fungerande helhet, och för att få till den helheten krävs samarbete med alla inblandade parter, de som hanterar arbetssätt och de som hanterar IT-system.

Tips 9 – Hänvisa ofta till dokumenthanteringsplanen/informationshanteringsplanen i det löpande arbetet. Om planen ska bli använd måste de som får frågor om hur rutiner och interna regler ser ut hänvisa till planen. Låt detta vara den centrala punkten för dokumentstyrning.

Tips 10 – Gör inte dokumenthanteringsplanen/informationshanteringsplanen när du ”får tid över”. Risken finns att den inte blir klar då. En större förändring eller en helt ny plan ska göras snabbt, annars kommer de rutiner som beskrivs i planen att kunna vara obsoleta redan innan planen är färdig.

Tips 11 – Om ni redovisar arkivet med verksamhetsbaserad eller processorienterad arkivredovisning, använd planen som en del av redovisningen. En klassisk dokumenthanteringsplan som innehåller klassificeringsstruktur och uppgifter om hur handlingarna lagras och arkiveras är i många fall en fullständig arkivredovisning.