Olle Ebbinghaus

Några användbara tips

Hantera information effektivt
7 Maj 2018

7 Informationshanteringstips

//
Kommentarer0

Digitalisering, nya lagar och regler ändrar snabbt förutsättningarna för informationshanteringen i alla organisationer. Här kommer några tips om hur du bör tänka

  • Minska det personliga utrymmet. I många verksamheter finns det möjligheter att hantera information lite som man själv vill. Allt fler medarbetare har egna datorer, paddor och telefoner som gör att man kommer åt informationen alla tider på dygnet. Idag kan vi lagra information i molnet, i telefonen och på en usb-sticka., Vi har också möjlighet att strukturera informationen efter vårt eget huvud. Det har alltid varit ett problem, men mobiliteten gör det sårbart och osäkert. Var finns verksamhetens information egentligen? Hur är det med säkerheten? Hör och häpna, men vi får faktiskt begränsa informationshanteringen. Det är ingen mänsklig rättighet att ha tillgång till informationen på 100 olika ställen eller att få hantera den enligt mitt lilla egna regelverk. Modern informationshantering kräver ett väl utvecklat internt regelverk, som efterlevs av alla på ett bra sätt.
  • Integrera olika externa regelverk i ett internt. Det finns en mängd externa lagar och regler som man måste uppfylla och i många branscher utvecklas komplexa regelverk som organisationen har att förhålla sig till. Att till exempel efterleva GDPR, ISO 9000, Arkivlagen och Lagen om elektronisk kommunikation (LEK) blir mycket svårt om varje externt regelverk ska ha sitt eget interna. Här krävs samordning och bra kommunikation internt. Hur får vi till interna regler som säkerställer att organisationen lever upp till externa krav och som kan användas av alla i organisationen?
  • Arbeta systematiskt med att utveckla och förbättra informationshanteringen. Det kan tyckas självklart, men det är vanligt att man arbetar systematiskt med saker som har med informationshanteringen att göra, men inte med själva informationshanteringen. Vi använder modeller för att hantera och förvalta våra IT-system, vi arbetar systematiskt med verksamhets- och processutveckling, vi investerar i e-arkivlösningar utan att ha organisationens behovsbild klar för oss, vi har tydliga rutiner kopplat till HR, vi har produktutvecklingsramverk – ja, listan kan göras lång. Men jag har mött få organisationer som arbetar med systematisk utveckling av sin information och hanteringen av det.
  • Digitalisera för att få till digitala arbetssätt. Att digitalisera är verkligen inte liktydigt med att sitta framför en dator hela dagarna. Digitalisering i en organisation handlar om att slippa klippa och klistra, att slippa leta i stora informationsmängder genom att ”bläddra” i datorn (för att det inte går att söka), att leta efter information i ”fel” IT-system. Vi ska inte digitalisera på ett analogt sätt och det kräver struktur, planering och hårt arbete för att få till den ”riktiga” digitala utvecklingen.
  • Få till en bra hantering av IT-systemen i organisationen. Det har aldrig funnits fler IT-verktyg än idag och på många sätt är det bra att utvecklingen går framåt och att det finns många system att välja bland, men som potentiell användare och kund krävs det att jag kan hantera det jag väljer. Det krävs ordning och reda på anskaffning, drift och förvaltning samt avveckling av IT-system – precis som för informationen som hanteras i systemen.
  • Automatisera mera. Vi behöver använda den teknik som finns på ett bra sätt – Automatisering, Artificiell intelligens, Machine Learning är saker som vi hör allt mer om. Men det är viktigt att det är relevant för den verksamhet vi arbetar i. Hur kan vår verksamhet förbättras med automatisering? Hur kan vi blir effektivare, utveckla nya sätt att arbeta, nya produkter och tjänster?
  • Utbilda och kommunicera mer.. Det finns ett stort behov av utbildning om informationshantering i de flesta verksamheter, för att få en förståelse för vad som krävs och varför. Att kunna informationshantering är inget som kommer per automatik. Det kräver kunskap och gemensamma regler. Det innebär att vi behöver kommunicera, samarbeta och nå samförstånd när informationshanteringen står i fokus.