Olle Ebbinghaus

Verktyg för förbättrad dokumenthantering

19 Mar 2015

ARMAs Maturity Model – en standard som utvecklar dokumenthanteringen

//
Kommentarer0

Gubbe som visar

Inom de flesta områden finns det numera standarder och annan branschpraxis att följa. Arkiv- och dokumenthanteringsvärlden har sina egna standarder och man möter snabbt begrepp som OAIS, MoReq, ISO 30300, PDF/A och andra som i liten eller stor utsträckning styr vårt dagliga arbete.

Oavsett om dessa standarder kommer från standardiseringsorgan, branschorganisationer, eller rent kommersiella initiativ så finns det oftast goda intentioner bakom. Ett allmänt råd att är att läsa standarder och fundera på om den kan vara användbar på något sätt för att förbättra informationshanteringen inom Din verksamhet. I vissa sammanhang är det en konkurrensfördel eller krav att följa en viss standard.

Standarder kan tjäna som inspiration, de kan hjälpa dig till nytänkande både vad det gäller strategier och målsättning, och att se Din verksamhet i nytt ljus samt identifiera de små men viktiga detaljerna för att förbättra informationsförvaltningen och minska riskerna. Att ständigt spana efter förbättringar och etablera en styrning där man ständigt utvecklar verksamheten i mindre steg är nästan alltid något att eftersträva, det ger oftast mer bestående resultat än att med hull och hår gå in i ett större investeringsprojekt för att förbättra informationshanteringen. Ibland kan det också leda till nya produkter och nya tjänster.

Snarare än att ta ett drastiskt beslut om att med hull och hår implementera ett regelverk är det här den rätta vägen att gå. En mjukare och mer pragmatisk ansats där man under en startsträcka provsmakar på en smula nytt tankegods och där resultatet förhoppningsvis blir att man både på ett och annat område hittar vägar till förändring och effektivisering, eller kanske rent utav ett fullständigt nytänkande både vad gäller strategier och målsättningar.

En standard som är mindre känd i Sverige och som jag arbetat med är Maturity Model for Information Governance från den amerikanska Records Management-organisationen ARMA som grundades år 1955 och idag har verksamhet över stora delar av världen.

All den informationen som genom åren samlats i våra företag utgör en av de viktigaste och mest strategiska tillgångarna i en verksamhet. Utan den skulle inga beslut kunna tas, och allt vad gäller ekonomi, patent, marknadsföring, projekt och kundkommunikation skulle snabbt gå i stå, speciellt i vår tid av blixtsnabba transaktioner på globala marknader där informationsförvaltningen har stor betydelse.

För att få grepp om en komplex verksamhet kan ARMAs model hjälpa Dig med att få en preliminär utvärdering på plats vad gäller kvaliteten på dagens informationsförsörjning och var det finns brister och förbättringspotential. Genom att betrakta organisationens ”best practice” och jämföra den med modellen kan man fastställa mognadsgraden när det gäller hantering av information. Det är inte ovanligt att man kommer fram till att man befinner sig på skilda nivåer inom de åtta olika områden som modellen betraktar.

Ansvar (Accountability)
Följsamhet mot regler och lagar (Compliance)
Öppenhet (Transparency)
Tillgänglighet (Availability)
Integritet, Äkthet, Trovärdighet (Integrity)
Bevara, så länge det behövs (Retention)
Skydd (Protection)
Förstöra (Disposition)

De åtta principerna ovan bedöms utifrån följande morgnadsnivåer:

Nivå 1: Dålig hantering: Information hanteras på ett ofullständigt sätt eller som det faller sig. Här behövs en uppryckning och styrning av processerna.

Nivå 2: Under utveckling: En organiserad informationshantering finns men kan utvecklas. Det finns stora vinster med en utvecklad styrning av och en mer systematisk informationshantering måste komma på plats. Här finns stora risker och sårbarhet över att man följer gällande regler.

Nivå 3: Uppfyller minimikraven: Organisationen uppfyller minimikraven men måste utveckla både processer och informationshantering. Här saknas systematik och styrning av verksamheten. Kostnadskontrollen kan vara bristande.

Nivå 4: Proaktiv: Organisationen uppfyller kraven och arbetar proaktivt och styrt med att förbättra informationshanteringen. Beslut tas på ett ordnat sätt och lagkrav möts. Uppfyllande av den här nivån lägger grunden för ett mer aktivt utnyttjande av informationen och affärsutveckling på global nivå.

Nivå 5: Mycket god hantering: Organisationer på den här nivån har integrerat regelefterlevnaden så den görs på rutin. Effektiv informationshanteringen spelar en viktig roll vid t. ex kostnadskontroll, ur konkurrensperspektiv och vid kundservice.

I nästa steg fastställs följande i fyra steg:

1.    Skillnaderna i ”mognad” mellan organisationens nuvarande arbetssätt och den önskvärda framtida nivån identifieras
2.    Vilka risker finns i nuläget och hur riskerna hanteras
3.    Var behöver ytterligare kartläggningar och undersökningar göras
4.    Prioritera och utse ansvariga för att ta fram en handlingsplan och att vidta åtgärder

Exempel på grafisk presentation av resultatet av en analys kan se ut enligt följande bild (länken nedan går till  en PDF-fil):

MM

Vill Du veta mer om ARMAs Maturity Model for Information Governance får Du gärna slå mig en signal eller skicka ett mail:

Olle Ebbinghaus
E-post: olle.ebbinghaus@dokumentinfo.se
Mobil: 0709-967480