Olle Ebbinghaus

Informationshantering

Arkiv
27 Jan 2017

Att processa fram en process – tankar om klassificeringsstrukturen

//
Kommentarer0

I arbetet med att ta fram klassificeringsstrukturen ingår kartläggning och beskrivning av processer som en viktig del. Hur denna kartläggning görs ser olika ut. I vissa fall är det ett enmansarbete, t. ex.arkivarien eller registratorn gör det i princip själv. Detta är ofta drivet av att det finns ett regelverk som kräver en klassificeringsstruktur. I andra fall sker arbetet tillsammans med verksamheten, t. ex. tillsammans med handläggare, verksamhetsutvecklare, processutvecklare eller liknande. Som tidigare diskuterats på denna blogg kan då syftena med processarbetet vara flera, och det gäller att alla som är inblandade i arbetet förstår de olika syftena, annars finns det en risk att resultatet inte går att använda.

Om det finns ett processarbete som är gjort och processer som är välkända inom verksamheten kan det vara en fördel att använda sig av dessa som en grund för klassisificeringsstrukturarbetet. Ibland stämmer de befintliga processtrukturerna inte med hur klassificeringsstrukturen ska struktureras enligt de regler som gäller för verksamhetsbaserad eller informationsbaserad arkivredovisning. Då är det rimligt att försöka diskutera detta med arkivmyndigheten och i verksamheten. Det finns ofta fördelar med att använda samma struktur, men man måste ta hänsyn till den praktiska användningen av processerna. Generellt kan man säga att ju mer processorienterad en verksamhet är, desto större poäng finns det att ha samma struktur i klassificeringsstrukturen som i verksamheten i övrigt.

Hur detaljerad ska en klassificeringsstruktur vara? Om man beskriver processerna som ligger till grund för klassificeringsstrukturen på för hög nivå så blir klassificeringsstrukturen ett trubbigt verktyg, men den blir inte heller bra om beskrivningen är för detaljerad. I det senare fallet försvåras överblick och gränsdragningar mellan processer. En detaljerad klassificeringsstruktur som inte har förankring i vad verksamheten gör, förstås och används bara av informationsförvaltningsexperterna. För de flesta i verksamheten innebär det att en kryptisk arkivstruktur (allmänna arkivschemat) ersatts av en annan (klassificeringsstruktur). Var det verkligen avsikten?

Kan man då rekommendera en viss nivå på punktnotationen i en klassificeringsstruktur? Ska processerna alltid vara på tredje nivån (1.1.1)? Nej, det går inte att ge en sådan rekommendation. Svaret beror bland annat på vilka övriga verktyg som finns eller kommer att finnas för strukturering, registrering och återsökning av information. Man kan däremot säga att en klassificeringsstruktur som huvudsakligen är på en mer övergripande (nivå två : 1.1), eller mer detaljerade (nivå fyra: 1.1.1.1) kräver goda argument. Det finns inget egenvärde i att göra det för övergripande eller för detaljerat.

Till vad kan då klassificeringsstrukturen användas? Ja, förutom att vara en del i en arkivredovisning alltså. Ja, man skulle kunna ställa en motfråga: till vad och hur vill man använda den? Arkivmyndigheterna brukar rekommendera att den används i diarieföringen och som en del av dokumenthanteringsplanen, och det är i många fall en god idé. Men varför inte använda klassificeringsstrukturens processtruktur också i informationssäkerhetsklassningen eller i arbetet med vidareutnyttjandet av handlingar? Och i Lednings- och kvalitetssystem eller som kontoplan?