Olle Ebbinghaus

Blogginlägg

Läs mer om inlägget
6 Maj 2014

Bli expert på dokumenthantering!

//
Kommentarer0

Jag har jobbat med dokumenthanteringsfrågor i snart 25 år. Det är ett  roligt arbete. Alla jag möter har åsikter om det och kan relatera till det.  En del kan behöva lite hjälp på traven eller lite förklaring om vad det jag arbetar med egentligen innebär och vad jag gör, men när vi kommit in i ämnet finns ingen återvändo.  Dokumenthantering engagerar! Varför är det så? Jag vet inte säkert, men kan tänka mig några någon eller några av följande förklaringar:

  • Det är väldigt ofta svårt att hitta dokument som man behöver. Det är svårt för oss alla som individer, att hitta i våra egna datorer och på hyllor och i pärmar. Och det är ändå svårare i de organisationer vi arbetar. Röran ökar ofta exponentiellt med hur många vi är som behöver komma åt gemensamma dokument.
  • Det florerar en mängd oklarheter om vad som gäller. lagar och externa regler som ställer krav på den formella hanteringen av dokument har de flesta dålig kunskap om. Men många har åsikter om det, och vill bestämma om det, framförallt de dokument som de själva hanterar, och i brist på kunskap och tydlighet så uppfinner man ”egna” rutiner som påtagligt lätt sprids och blir ”sanningar”.
  • Styrningen av dokumenthanteringen fungerar dåligt i nästan alla organisationer! Dåligt i den meningen att folk som arbetar i organisationen inte gör som man ska enligt de interna regler som finns (om de finns!) med instruktioner, rutiner och systemstöd.
  • Folk är, generellt sett, mycket engagerade i sitt arbete. Och arbetar man som tjänsteman så läser och skriver man en stor del av sin tid, man ägnar sig åt dokumenthantering. Den är kanske informell och personlig, men likväl dokumenthantering, och den ska ofta resultera i formella dokument.

Det finns en stor potential  i att bli expert på dokumenthantering. Det finns ett flertal undersökningar som visar hur mycket tid enskilda medarbetare lägger på att leta efter dokument, tänkt om en del av den tiden gick att utnyttja effektivt. Det finns också många exempel på kvalitetsbrister som är en följd på dåligt hantering av dokument; kostsamma arbeten måste göras om, tillstånd återtas, specifikationer följs inte – ibland har det mycket allvarliga konsekvenser.

I vissa organisationer lägger man ned stora resurser på att arbeta med att utveckla individernas effektivitet och förmåga att strukturera sitt arbete, mer sällan arbetar man för att hitta gemensamma strukturer för effektivitet och gör man det senare så är det jobb man gör för ytligt och för snabbt, för förändring tar tid, både att förändra individer och organisationer.

Nu tycker jag det är det dags att ta nästa steg: att gå från att vara engagerad till att bli expert och förbättra dokumenthanteringen i din organisation. Vad tycker du?

dokumentinfo.se kan du läsa om hur Dokumentinfo kan hjälpa dig att bli expert.

Lämna ett meddelande