Olle Ebbinghaus

Informationshantering

e-tjänster, digitalisering
7 Apr 2017

Först ordnad informationshantering sedan ökad digitalisering

//
Kommentarer0

Ordet digitalisering dyker upp överallt nu: det finns inte tillräckligt med kompetens om digitalisering i bolagsledningar och styrelser; gammal lagstiftning hindrar digital transformering; offentlig förvaltning är inte tillräckligt digital som i omvärlden, vi har halkat efter.
Budskapet är tydligt, digitalisering är viktigt och vi måste bli bättre på att bli digitala, det måste skapas en bättre digital infrastruktur, vi måste säkerställa digital infrastruktur och kompetensförsörjning. Att vi ska bli mer digitala kan inte undgå någon, men svaren på frågorna varför och hur vi ska digitalisera är inte lika tydliga.
Digitalisering är inte ett mål i sig utan ett medel. Min uppfattning är att det inte är tydligt. Om vi ökar digitaliseringen så har vi möjligheter till lägre transaktionskostnader, miljövänligare distribution, snabbare kommunikation och effektivare administration. Svaret på frågan varför är till stor del förknippad med önskvärda effekter som ökad hastighet, lägre kostnader och kortare ledtider, och ofta handlar det om att digitalisera interaktionen mellan kund och leverantör eller medborgare och myndighet. Om vi digitaliserar utan att veta varför så finns det en risk att vi gör en massa bra saker inom fel område, och, som alla vet, det är mycket bättre att göra rätt saker än att göra saker rätt.
När vi vet varför vi ska digitalisera, så är det kanske en eller annan som funderar på hur det ska gå till. Det finns i vårt land en ganska omfattande IT-sektor som till stor del försörjer sig på att försöka svara på hur digitaliseringen ska gå till. Med tanke på hur mycket tid och kraft som läggs ner och har lagts ner, på att göra behovsanalyser, kravspecifikationer, verksamhetsarkitekturer, investera i infrastruktur, systemstöd, appar, skapa förvaltningsorganisationer och IT-governance så är det ju märkligt att vi halkat efter. Uppenbarligen gör vi en massa saker men gör vi rätt saker?
Att i en verksamhet digitalisera mera är att arbeta med att förändra verksamheten och dess informationshantering. Det som utmärker drift av en verksamhet är att dess resurser samverkar på ett strukturerat sätt. Förenklat kan man säga att ju bättre samverkan desto bättre fungerar verksamheten. För att förändring ska bli lyckad så krävs att det finns förutsättningar att ta hand om förändringen så att den kan inkluderas och bli business as usual på ett ordnat och bra sätt.
Om det finns en tydlighet mellan verksamhetens mål och hur man arbetar med att hantera information för att uppnå dessa mål innan en förändring sker, så finns goda förutsättningar att lyckas med förändringsinsatsen. Det finns en ordning man kan utveckla, en systematik som kan förbättras.
Det gäller alltså att ha bra koll på två saker samtidigt: hur vi arbetar idag och hur vi ska förändra (digitalisera).
Ett sätt att få koll på hur vi arbetar idag är att ta till sig av informationshanteringens ramverk som finns beskrivet här. Det viktiga är säkerställa att det finns goda förutsättningar för organisationen och dess interna och externa intressenter att använda dagens resurser och kommande investeringar i IT och digitalisering på ett bra sätt. Det görs genom att det är ordning och reda på informationshanteringen innan digitaliseringsinvesteringar görs, och inte genom att göra digitalisering till ett självändamål eller en tävling där det gäller att inte halka efter grannlandet eller grannkommunen.
En nyckel är att hela tiden arbete mycket och hårt för att få personal på alla nivåer engagerade och delaktiga.
Gör så här:
1. Etablera en fungerande organisation och förvaltning av informationshanteringen som den bedrivs idag. Säkerställ att denna verkligen fungerar och inte bara finns på papperet
2. Identifiera behov och krav på förändring av verksamheten och dess informationshantering (digitalisering) utifrån ett ledningsperspektiv (top-down).
3. Identifiera behov och krav på förändring av verksamheten och dess informationshantering (digitalisering) som kommer från den dagliga driften av verksamheten (bottom-up). Gärna inspirerad av den klassiska förslagslådan
4. Prioritera och fokusera på genomförande av de mest angelägna förändringarna (digitalisera). När genomförandet är genomfört, säkerställ att det inkluderas i 1)