Olle Ebbinghaus

Mer tips om eArkiv

"Vi behöver lära oss hantera information"
31 Maj 2016

Gästbloggare Christer Atterling: Om 11 eArkivtips, del 2

//
Kommentarer0

Här kommer mer tips från Christer.

/Olle

Så har det gått nästan två veckor till och jag fascineras av hur mycket man göra med information som man vet kommer, men inte vet vad den kan tänkas innehålla – dvs spekulation. Nu har statsministern meddelat vilka de nya statsråden är och alla skyndar sig att säga – det var väl ingen överraskning! Men innan dess har ju en massa information presenterats och diskuterats.
Nåväl, nog om politik, även om det också är information – åter till de fem tips som du inte fick förra gången jag var inne och gästbloggade.

Tips 6 – Rätt kompetens
Baserat på målbild, strategi och verksamhetsplan måste man säkra rätt kompetens – oavsett organisation.
Rätt kompetens kan vara personer i verksamheten som vet hur systemet har använts, det kan vara interna eller externa systemutvecklingsresurser som utvecklar lösningar- MEN det viktigaste är att du har rätt kompetens i din organisation som ansvarar för eArkivet, det behövs såväl arkivarier som informationsarkitekter och det behövs drivkraft, ansvarstagande och nyfikenhet.
Med rätt kompetens kan du säkerställa att du får vad du beställer och ställa rätt krav.

Just detta passar ju bra med tanke på Löfvens regeringsombildning och jag tror inte på att låta andra stå för kompetensen. Se till att du har tillräcklig kunskap ”in-house” och se till att det dokumenteras hur informationen har hanterats över tid. Med egen erfarenhet och kunskap är det lättare att få något gjort.

Tips 7 – Involvera
I en politiskt styrd organisation är det viktigt att involvera politikerna, som ofta vurmar om medborgarperspektivet. Man måste givetvis involvera ledningen, men inte minst gäller att involvera verksamheten – det är deras information som ska hanteras och med hjälp av deras kunskap kan vi förstå hur informationen är (o)strukturerad idag, påverka framtiden och få nya infallsvinklar som driver informationssamhället framåt.

Man får – på köpet – en förståelse för deras vardag, som gör det lättare att designa lösningar som är användarvänliga. Dessutom lär man sig något nytt :-) 

Detta tips kan även kopplas till Tips 3 – Ax till limpa. Det blir någon slags cirkulär lärandekurva, det vi lär oss av att ha arkiverat informationen i system A, kan användas för att kravställa arkivering för kommande system. Det bästa med att involvera den verksamhet som hanterar informationen är att man får en inblick i deras rutiner och processer och man knyter nya kontakter.

Tips 8 – Kompetensutveckla
Vi befinner oss i början av en lång resa och vi har mycket att lära, därför är det viktigt att kompetensutveckla på alla nivåer. Skapa en grundförståelse för dem som hanterar information, bygg på med kunskaper om XML, lagar och förordningar och se till att de som sysslar med eArkivering till vardags får meningsfull utbildning. Bara att träffa varandra och diskutera ”på djupet” kan ge oerhört mycket.

Den stora lärdomen som alla skulle kunna ha nytta av är att information hanterar inte sig själv, lika lite som att lönen betalas ut utan att rätt information matats in och lönehandläggaren gjort sitt jobb. (De är faktiskt informationshanterare de också :-) ). Det finns olika siffror på hur stor del av informationen som skapas som är intressant och det finns, i olika organisationer, en tämligen stor överproduktion av information.
Det är ju också känslan av att ha lagt informationen åt sidan (under mattan) som i en digital värld nästan inte märks för ”lagring är ju så billigt”. Jo lagring är kanske billigare, men det blir svårare att hitta enskilda dokument i ”skogen av information”.
Vi behöver lära oss att hantera information, för att bara producera mer information kommer i längden inte att hålla.

Tips 9 – Jämför kostnad med nytta
”Det är dyrt att arkivera” – ja det är nog den vanligaste reaktionen jag får. Men det är en grav missuppfattning, jag skulle vilja påstå att det är dyrare att inte ha en arkiveringsstrategi, vi skjuter bara problemet framför oss och snöbollen blir bara större och större..
Om strategin kopplas till konsolidering (avveckling) av system, kommer snart ekonomerna att le och klappa händerna, det må kosta 500 000 kronor men vi sparar licenskostnader på miljoner – om året.
Och tänk om någon i framtiden vill ha ut sin journal men vi har den inte kvar – det kan kosta livet.

Detta tips behöver kanske inte så mycket mer tillägg, men jag är ganska besviken över frågan – ”Vad kostar det att arkivera?”, när frågan borde vara den omvända, vad kostar det om vi inte gör något (här kan du läsa ett tidigare blogginlägg om det) och vad kan vi spara på att göra rätt från början.

Tips 10 – Släpp inte taget
När ni sedan har köpt ett earkiv (produkt eller tjänst), eller till och med skaffat ett eget eArkiv – tro då inte att arbetet är klart – det är nu det roliga börjar, eller för att travestera en gammal adlad premiärminister från det viktorianska släktet: Detta är inte slutet, det är inte ens början på slutet. Men det är kanske slutet på början.

“This is not the end, it is not even the beginning of the end, but it is perhaps the end of the beginning”, så lär han ha sagt – Winston Spencer Churchill. Det är än mer sant när det gäller eArkiv, här gäller att omvärldsbevaka att prova och att helt enkelt inte släppa taget och skulle du någon gång misströsta, tänk då att du har det stora nöjet att få jobba med information, kanske en av de viktigaste resurserna som din organisation har, och behöver du peppas eller ha råd – kontakta oss på Dokumentinfo.

Till sist vill jag bara säga att november blir en riktig eArkivmånad 
Den 8/11 startar Dokumentinfo sitt nya nätverk Arkiv e, den 15:e har kursen eArkivera i praktiken omstart i Stockholm och den 29/11 är det konferens, Fokus:eArkiv.
Kolla alla våra kurser och konferenser (mm) och välkommen med din anmälan – vi hörs /Christer.