Olle Ebbinghaus

Processer

och ännu mer processer
22 Apr 2016

Hur ska vi jobba med processer?

//
Kommentarer0

Idag är processer ett etablerat perspektiv i många sammanhang och verksamheter. Vi arbetar med processkartläggningar, processmodeller, processbaserad verksamhetsutveckling och processorienterade arkivredovisningar.

Processer är ingen managementfluga utan har kommit för att stanna och kan användas till mycket. Men frågan är om inte just de många möjliga användningsområdena gör att projektledare, verksamhetsutvecklare, förändringsledare, arkivarier och andra kan ha svårt att få gehör för sina processmodeller.

I större organisationer är det inte ovanligt att det pågår flera utvecklingsinsatser där man tar hjälp av processmodeller samtidigt. Det är mycket tid och kraft som går åt till att sitta i workshops och modellera och analysera. Samordning mellan och styrning av de olika insatserna är inte alltid bra och löpande förvaltning av resultatet av utvecklingsinsatserna fungerar inte heller alltid.

Processorienterad informationshantering, processorienterade dokumenthanteringsplaner och processorienterad arkivredovisning kom i och med att Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4. I och med den föreskriften påbörjades en fortfarande pågående ”processificering” av dokumenthanteringsplaner, arkivredovisningar och andra verktyg för informationshantering hos offentligt sektor, i första hand statliga myndigheter.

Processernas styrka och svaghet är att den kan användas på många sätt. Här kommer några tankar om hur man kan resonera för att få ut mer av arbetet med processer:
• Varför kartlägger vi processerna? Klargör och kommunicera syftet med processarbetet. Är det ett sätt att organisera resurser och styra organisationen? Är det ett hjälpmedel för en avgränsad utvecklingsinsats, t.ex. en investering i ny eller befintlig IT? Är det för att öka eller säkra kvaliteten i det organisationen gör? Är det för att klassificera och strukturera dokument och arkiv?
• Ska processerna uppfylla flera syften? Hur ordnar vi då en samordnad förvaltning?
• Finns det ett sammanhang och en kultur där arbetet med processer passar in? Hur passar processerna in i befintliga verktyg? Har vi övriga förutsättningar på plats för en processorganisation? För en större IT-investering? För att processorientera vår informationshantering?
• Organisationens processvana, förändringsbenägenhet, kultur, värderingar och attityder har stor betydelse för hur arbetet utförs och hur resultatet tas om hand. Styrning, arbetssätt, och metoder för processarbetet måste justeras för att syften och mål med arbetet ska nås. Har vi kompetens för att göra detta arbete på ett meningsfullt sätt just nu? Ska vi testa i mindre skala först? Ska vi göra insatsen snabbt och kraftfullt eller under en längre period i små steg?

Låt inte medlet bli ett mål. Processen är ett verktyg för att åstadkomma något, inte ett mål i sig. Att ha arbetat fram en processmodell är något man ska vara stolt över, men om den också tjänar sitt syfte i verksamheten på ett bra sätt under lång tid , då uppstår den stora vinsten.