Olle Ebbinghaus

Modell för informationshantering

Helheten viktig
28 Jan 2018

Informationshantering är inte bara IT

//
Kommentarer0

Att informationshantering inte bara är IT är de flesta överens om. IT är den del av en organisations informationshantering, men informationshantering är också mycket annat, som de mjuka frågorna, arbetssätten och processerna?! Och de krav som ledningssystem och olika lagar ställer på hantering av information….  Hur ska vi egentligen beskriva informationshantering så det blir både en heltäckande och någorlunda enkel beskrivning.

Tillsammans med kollegor och kunder har jag försökt få till en beskrivning av vad informationshantering är. Vi har fastnat för följande bild

 

infohantering

Innan vi förklarar de olika delarna är det väsentligt att tydliggöra några principer som är viktiga:

  • Man måste bort ifrån ett ensidigt IT-fokus. IT är en viktig del av informationshanteringen men det krävs mycket annat
  • Man måste se till helheter och balans och godta att förändring i en del av modellen påverkar övriga delar
  • Det gäller att ha med sig skillnaden mellan att styra och efterleva styrningen. Ska informationshanteringen fungera måste båda delarna fungera

Vad ingår då i modellens olika delar.

  • I Lagar finns de externa regler som organisationen måste förhålla sig till. Det kan handla om Lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter, men också andra typer av externa regelverk som standarder, branschstandarder mm. De regler som finns i den här delen är externa, dvs organisationen kan inte påverka dem och de kräver ofta konkretisering eller tillämpning när de ska efterlevas i den egna verksamheten.
  • Styrning samlar organisationens interna regelverk. Här finns bl. a. ledningssystem, informationshanteringsplaner, policys, rutiner och instruktioner, regler för åtkomst, integrationsstrategi, informationssäkerhet Styrning omsätter externa lagar och interna behov till kravställning
  • I Lagring finns IT-system och IT-infrastruktur, men också papperslagring/arkivering. Här finns systemfunktioner för t.ex. versionshantering, automatisering, radering av information och mycket mer. Lagring driver ofta kostnader och merparten av dessa är kostnader är för IT
  • Delen som heter Verksamhet innehåller det som är specifikt för organisationen, vilka processer som genomförs och hur organisationer fungerar, vilken del av organisationen som ansvarar för vilken information. Här finns beslutsfattare som bestämmer om inriktning på verksamheten och vilka krav och behov det ställer på informationshanteringen. Informationshanteringen ska så bra som möjligt stödja verksamheten för att uppnå syften och mål
  • Människor handlar om individer och att tydliggöra vad var och en ska göra. Här kommer begrepp som roller och ansvar, användarvänlighet och tydlighet in. Om inte människorna utför det som förväntas av dem så fungerar inte informationshanteringen, därför är viktigt att skapa så bra möjligheter som möjligt för att de som ska arbeta med information kan göra det på ett enkelt och effektivt sätt.

Pilarna i bilden illustrerar relationer och kan med fördel användas när man analyserar konsekvenser av förändringar eller brister. De leder till frågor som ”Vad behöver de anställda i vår verksamhet kunna om lagar och externa regler?” Hur ska styrningen se ut för att verksamhetens behov tillgodoses så bra som möjligt?” ”Hur behöver vi arbeta för att implementera en kommande lagändring när det gäller styrning, lagring och människor?”

Vad är din uppfattning om informationshantering? Om du vill är du välkommen att höra av dig till mig med dina åsikter. Du når mig på olle.ebbinghaus@dokumentinfo.se