Olle Ebbinghaus

Varför hittar jag inte?

Ramverk för effektiv informationshantering
24 Feb 2017

Informationshanteringens ramverk

//
Kommentarer0

Vad krävs för att etablera en ordnad informationshantering av verksamhetens information på organisationsnivå? Räcker det med ett eller flera bra IT-stöd? En metadatasättning som är genomtänkt och förankrad? Detaljerade anvisningar för hantering av handlingar? Resurser att anställa fler dokumentcontrollers eller liknande?

I all utveckling av verksamheter så måste man börja med att definiera vad det är man vill uppnå. Det gäller också informationshanteringen. Att definiera så konkreta mål som möjligt är viktigt. Informationen har inget egenvärde, men får, ibland, stort värde när den används eller återanvänds i olika sammanhang. Varför vi lagrar och hanterar dokument och annan information och hur vi lagrar den kan vara något att fundera kring och försöka konkretisera. Är det för att det finns en arkivlag? Är det för att leva upp till verksamhetens behov (och är detta behov konkret för oss?) Är det för att kunna ge en bra kundservice? Det är mycket vanligt att målsättningar uttrycks i termer av effektivitet, ökad kvalitet och ökad hastighet, men det är sällan målen är konkreta och mätbara.

Oavsett mål så krävs ett internt organisationsövergripande ramverk för informationshanteringen som består av tre delar:

  1. Internt regelverk på övergripande nivå som ofta dokumenteras i styrande dokument av olika slag
  2. Detaljerade regler för hantering av dokument och andra informationsobjekt
  3. Definierade ”ytor” för lagring och annan hantering av dokumenten och informationsobjekten (olika IT-system, arkivlokaler)

Med hjälp av detta ramverk – och tydliga målsättningar –  går det lättare att strukturera förändringsinsatser kopplade till informationshanteringen. Här kommer några tankar om vad som är viktigt att tänka på när det gäller ramverkets tre delar.

För det interna regelverket på övergripande nivå gäller att det

  • ska vara tydligt. Detta kan tyckas självklart och inte behöva påpekas här, men det är mycket vanligt att det inte tydligt framgår vad som gäller, för att texten mer svepande återger vad som står i externa regelverk som lagar och standarder och inte återger den egna organisationens arbetssätt.
  • ska vara kortfattat. Nu för tiden är det ingen som vill läsa långa texter. Det finns en fördel att dela upp de styrande dokumenten i olika delar, t. ex. i obligatoriska delar och i rekommendationer.
  • ska rikta sig mot de som ska använda reglerna.
  • ska använda samma begrepp som i övriga delar av ramverket.
  • ska inte bara bestå av styrande dokument och andra skriftliga instruktioner. Den mest effektiva vägen att få genomslag av ett internt regelverk är en bra utbildningsinsats, men innan en sådan kan genomföras behöver ett bra ramverk finnas på plats.

När det gäller utformning av styrande dokument finns det en del tips i ett tidigare inlägg på denna blogg.

När det gäller detaljerade regler för hantering av dokument och andra informationsobjekt så sammanställs detta ofta i det som kan kallas dokumenthanteringsplan, dokumentplan, informationshanteringsplan, informationsplan, hanteringsanvisningar eller arkivbildningsplan. Det är då värt att tänka på följande:

  • Förväntar man sig att de detaljerade reglerna ska användas av alla i organisationen som ansvarar för information (vilket man bör) så är namnen på informationsobjekten centrala. Det krävs att folk hittar det de söker efter.
  • De detaljerade reglerna handlar om att lista alla informationsobjekt (eller, för att använda mer traditionella begrepp, dokumenttyper). I lite större organisationer blir det ofta ett långt dokument som inte är lätt att hitta i, därför är sökbarheten viktig. Se till att den som behöver söka kan hitta snabbt. (se t. ex. detta blogginlägg om dokumenthanteringsplanen som databas).
  • Säkerställ att det detaljerade regelverket är aktuellt. Detta är troligen den enskilt största bristen idag. En tumregel är att de detaljerade reglerna behöver uppdateras minst 1 gång/år
  • De detaljerade reglernas anvisningar till hur och var lagring och annan hantering ska ske måste vara entydig och glasklar. Är det svårt att beskriva hanteringen av ett informationsobjekt tydligt behöver det troligen delas upp på flera objekt som, var och en, får en egen beskrivning

När det gäller den tredje delen – definierade ”ytor” för lagring och annan hantering – så är det här all praktisk hantering sker. Det behöver finnas ett stöd som enkelt tar användaren från de detaljerade reglerna till det ställe där hanteringen faktiskt ska ske. Om det t. ex. i det detaljerade regelverket står att alla leverantörsavtal ska hanteras i organisationens avtalssystem så behöver användaren veta hur avtalssystemet fungerar och vad som krävs för att avtalet ska komma in i systemet.

En nyckel är att få de tre delarna i ramverket att fungera bra tillsammans. Detta görs lämpligen om det finns en samordnad förvaltning och att uppdatering av dessa sker. Nästan alltid brister förvaltningen av del 1) och 2) och det finns dessutom sällan ansatser till samordning av de tre delarna.