Olle Ebbinghaus

Är verktygen viktigare än informationen?

Handlingsförlamning, Pajkastning, Myteri
13 Aug 2018

Informationshanteringens komplexitet – det enkla är det svåra

//
Kommentarer0

Den största faran med insikten om att informationshanteringen är komplex är det resulterar i handlingsförlamning, pajkastning och myteri. Det krävs mer handlingskraft, mod och sunt förnuft av beslutsfattare, bättre investeringsbeslut och systematiskt löpande arbete för att hantera informationen som den resurs det är. Det är inte svårare än så.

I regel hanteras informationen i våra organisationer utifrån direkt motstridiga principer och kravställningar. Vi ska ha god informationssäkerhet och vara öppna och transparanta, vi ska bevara viktig information och samtidigt leva upp till krav på att förstöra information av integritetsskäl, vi ska ha tydliga strukturer och interna regler för hur information ska hanteras samtidigt som vi ska ha flexibla IT-lösningar där det finns stora möjligheter att som individ göra som man vill. Det är lätt att ta fram många fler exempel.

Ur detta uppstår ett pajkastningsläge. Olika yrkesgrupper driver ”sina” principer på informationshanteringen, inte sällan hårt, på bekostnad av andra som också behöver hanteras. Av någon anledning är t.ex. verktygen viktigare än informationen (IT-systemen viktigare än dess innehåll), och flexibiliteten viktigare än strukturen. Resultatet påtagligt ofta mindre bra.

Syftet med informationshanteringen skiljer sig för olika professioner. Det kan vara att informationen ska presenteras/förpackas på lättbegripligt sätt (informatören), att den ska vara möjlig att hantera i befintliga tekniklösningar (IT-personen), att den ska gå att automatisera/processa/skapas effektivare (verksamhetsutvecklaren), att den ska kunna bevaras (arkivarien), att den ska hanteras enligt gällande lagar och regler (juristen) eller att den ska vara tydlig för att fungera som styrning i ett eller flera ledningssystem (chefen).

Så vad krävs då för att nå fram till en bra samlad informationshantering? Här listas några förutsättningar som behöver vara på plats.

  • Organisationen måste säkra att de har kompetens inom ett flertal områden som är kravställare på informationshantering. Det behöver vara affärsdrivet, men också teknisk och juridisk kompetens krävs
  • Samverkansformer i organisationen. De olika disciplinerna måste kunna samarbeta och de måste ha en förståelse för varandras discipliner.
  • Helhetssyn på informationen. Arbeta med att analysera och värdera organisationens information utifrån flera aspekter, besvara grundläggande frågor som oftast försvinner i allt brus.
  • Rutiner och arbetssätt för att löpande förvalta och utveckla informationshanteringen som egen verksamhet i organisationen. De flesta etablerade system för styrning och förvaltning är inte anpassade för dagens informationshantering.