Olle Ebbinghaus

Informationskaos?

Beprövat verktyg på nytt sätt
8 Sep 2016

Informationshanteringsplan med nya perspektiv

//
Kommentarer0

Informationshanteringsplanen, som den normalt ser ut, innehåller information som underlättar hantering av handlingstyper utifrån ett traditionellt arkiv- och dokumenthanteringsperspektiv. Den traditionella planen innehåller ofta uppgifter som:

  • Process/Klassificeringsstruktur
  • Handlingsslag
  • Handlingstyp
  • Format
  • Bevarande/gallring
  • Sorteringsordning
  • Sekretess
  • Kommentarer

Ett fokus är ofta bevarande och gallring. Planen används för att fatta gallringsbeslut. Det, numera inte så ofta använda, namnet arkivbildningsplan beskriver bra på vad planen används till: att skapa ordning och reda och få överblick vilka handlingstyper som ska gallras och vilka som ska arkiveras. Styra upp arkivbildningen helt enkelt.

På senare år har det skett en processorientering av planerna. De styrs av att allt fler organisationer, åtminstone inom det offentliga, skaffar sig en processtruktur som ligger till grund för en klassificeringsstruktur, och dessa uppgifter ingår som blir en del av planen.

Ibland gör denna konstruktion att det är processen som styr, inte informationsobjekten/handlingstyperna som tidigare var utgångspunkter – när man arbetar med att göra planer är det viktigt att fundera på vad det är som utgör eller definierar en ”rad” i planen, är det processens samtliga handlingstyper vi beskriver eller är handlingstyper oavsett processtillhörighet?

Det är intressant att tänka på hur man kan införliva andra aspekter på informationen  i planen. Hur blir det när vi söker få in information om organisationens ledningssystem i planen? Kan man inkludera information om informationskvalitet? Ska det finnas uppgifter om att informationen i fråga skapa, uppdateras  eller lagras på flera ställen i organisationen? Om att det finns behov för utveckling av bättre IT-stöd för vissa informationsobjekt?

Som bekant är det i många organisationer ganska usel ordning på en stor del av den information som finns i verksamheten, och här kan kanske ett dedikerat arbete med en informationshanteringsplan göra skillnad:  att använda ett etablerat verktyg från nya perspektiv kan vara sätt att ge informationshanteringen mer attention.

Det behövs fler informationshanteringsplaner med nya perspektiv i våra organisationer.