Olle Ebbinghaus

Vinster med samordning?

Koordinerade interna regler
27 Aug 2018

Informationshanteringsplan och Masterdata

//
Kommentarer0

Jag känner inte till organisationer där man på konkret nivå arbetar med informationshanteringsplaner och masterdatahantering koordinerat. Min uppfattning är det vore en god idé att försöka

Informationshanteringsplanen är ett verktyg för hantering av informationstyper inom organisationen enligt fastställda interna regler. Planen används som ett styrinstrument för vilken information som ska arkiveras och hur länge, men kan också ge information om i vilket IT-stöd informationen ska hanteras, om den innehåller personuppgifter, ska registreras, kan omfattas av sekretess och om den eventuellt ska hanteras eller arkiveras på papper.

Informationshanteringsplanen (som förr kallades dokumenthanteringsplan eller arkivbildningsplan) hanterar traditionellt huvudsakligen det som ibland kallas för ostrukturerad information. Det vill säga sådan information som finns i filer och dokument på filservrar, i e-post och som kanske skrivs ut och läggs i papper eller i det traditionella pappersarkivet.

I takt med digitalisering och nya regler (nu senast dataskyddsförordningen) så finns det en tydlig strävan mot att strukturera så mycket som möjligt av den ostrukturerade informationen. Det är lättare att hålla ordning på och centralt kontrollera strukturerad information. Det betyder att informationshanteringsplanen närmar sig masterdatan.

Masterdatan är den data som är gemensam för en verksamhet och som används av flera intressenter inom organisationen. Det kan handla om data om objekt som kund, anställd, leverantör, avtal eller produkter. Masterdata hanteras av flera processer och IT-system.

Masterdatahantering handlar om att få till en strukturerad hantering av masteradata genom att definiera begrepp, skapa styrning och organisation för hantering av masterdata. Syftet är förbättra datakvalitet och effektivisera verksamheten. Ambitionen är att ha data på ett ställe, dvs. t. ex. all data om organisationens kunder eller anställda ska finnas på ett ställe. Definierade regler som kan omsättas till Integrationer mellan IT-system är väsentliga för att få till en fungerande hantering i praktiken.

Informationshanteringsplaner och masterdatahantering har mycket gemensamt:

  • Det handlar om information/data som behöver styras
  • De är verktyg för att skapa ordning
  • Det handlar om ”viktig” information/data
  • De är centrala initiativ som kan uppfattas som ”byråkratiska” i sin strävan efter samordning och effektivitet i relation till lokala initiativ
  • Det är inte lätt att få gehör för den centrala styrningen. Det blir lätt ett internt regelverk som ”är bra att följa men inte just nu för vi har viktigare saker att göra”.

Om man ska arbeta med masterdatahantering och informationshanteringsplaner koordinerat tänker jag att man ska beakta följande:

  • Inget flum – det ska inte var otydligt vad som gäller, planer och interna regler ska vara konkreta och tydliga, inte vaga och luddiga
  • Systematik – Det handlar om att successivt skapa förutsättningar för en central styrning av information/data. De flesta organisationer har ingen etablerat kultur för detta
  • Beslutsfattande – det gäller att besluta vad som gäller, informationshanteringsplaner och masterdataregler ska fastställas (på rätt nivå), användas och följas upp.
  • Verksamhetens behov behöver vara tydliga och arbetet måste fokusera på att leverera lösningar som möter dessa behov. Det finns inga egenvärden i en fin informationshanteringsplan eller snygga masterdataregler.