Olle Ebbinghaus

Informationen i fokus

Hanteringsanvisningar
8 Okt 2018

Informationshanteringsplaner och processer (igen)

//
Kommentarer0

Ett av mina blogginlägg från slutet av förra året har blivit lite omdiskuterat. Med anledning av det kommer här några förtydliganden. Avsikten med texten var att inte att förringa behovet av eller möjligheten till att beskriva processer och information relaterat till varandra. Det finns inte heller någon avsikt att förmedla en negativ syn på processer som sådana eller att ifrågasätta processen som användbart verktyg för att beskriva verksamheter. Att arbete med processer vid t.ex. verksamhetsutveckling eller kvalitetssäkring är enligt min mening bra. Det är också ofta bra att relatera resurser och annat till processmodeller, som t. ex. information.

När det gäller informationshanteringsplaner och processer så finns det enligt min mening dock två vanliga brister. Dessa brister har inte med processer i sig att göra utan har att göra med hur informationshanteringsplanerna görs och används:

  • Utgångspunkten i en informationshanteringsplan måste alltid vara informationen, inte processer och inte heller något annat. Informationen, dess egenskaper och metadata beskrivs i planen och vi börjar med att definiera vilken information det handlar om.
  • Vi måste upphöra med att strukturera informationshanteringsplanerna som långa dokument. Att söka information om information i en dum PDF utan fritextsökning är bara knasigt. Det finns nästan alltid relationer mellan de olika delarna i en informationshanteringsplan som passar bättre i en databas, där också sökbarheten väsentligt kan förenklas.

Vi (som arbetar professionellt med informationshantering) måste också förhålla oss till att det, påtagligt ofta, är skillnad mellan karta och verklighet. I praktiken innebär det att strukturer och röda trådar, som vi gärna vill ha och arbetar för, inte finns, och då måste vi förhålla oss till verkligheten och systematiskt angripa den som den ser ut för att få till en förbättrad informationshantering. Det måste göras med informationen som utgångspunkt, inte t. ex. processerna eller IT-systemen. Perspektivet är att informationen står i fokus.

Läs också gärna blogginläggen ”Vad är viktigast i en informationshanteringsplan: processer eller information?” och ”Varför dokumenthanteringsplanen bör vara en databas”. Det kan vara på sin plats att påpeka att en dokumenthanteringsplan är ett äldre begrepp för informationshanteringsplan.