Olle Ebbinghaus

Vem ansvarar för informationshanteringen?

Systematiskt förbättringsarbete
22 Maj 2018

Ledningssystem och informationshantering

//
Kommentarer0

Läser på nätet i en skrift som är nästan 15 år gammal:

”XYZ (stor organisation) har massor av betydelsefull information, som är helt avgörande för att planering, utbildning, operativa insatser, underhåll och ledning skall kunna fungera. Men, idag har vi inte någon enskild befattningshavare (en Chief Information Officer, en CIO) som i verksamhetens exekutiva ledning är ansvarig för denna betydelsefulla resurs. Detta är en brist eftersom informationsresursen, precis som ekonomiska, personella och materiella resurser, behöver ledas och styras av en samordnad funktion som också verkar för att säkerställa dess tillförlitlighet, tillgänglighet och ekonomi.”

Vad är hänt de senaste 15 åren? Inget?

Om information är en nyckelresurs, så är det märkligt att det är så få verksamheter som arbetar med sin informationshantering systematiskt. När det nuförtiden finns ledningssystem för att leda det mesta i våra organisationer borde det väl finnas ett ledningssystem för informationshantering i alla verksamheter?

Informationshanteringen blir ju dessutom mer svårfångad och mångfacetterad med tiden. Det finns fler IT-system per medarbetare i dag än var det gjorde för 15 år sedan, det finns också fler nyckelfärdiga molntjänster som har noll i uppstartstid, och bättre infrastruktur.

Det här med ledningssystem har ju mer eller mindre exploderat. Nu för tiden finns det fler ledningssystem än året har dagar och de verkar hela tiden öka i antal; en del av systemen är kända och etablerade, andra mer okända, en del är internationella, andra nationella. Men de finns, kan användas, och alla ställer de krav på systematik och dokumentation

I mitt huvud dyker två frågor upp:

  • Hur ska organisationer kunna hantera dessa ledningssystem? Då menar jag praktiskt. Hur får vi till strukturer, kommunikation och kunskap i verksamheten så att efterlevnaden av systemen fungerar. Risken är stor att ledningssystemen bara blir en blek skugga av vad som förespeglades.
  • Varför är det så få organisationer som agerar för att etablera ett ledningssystem för informationshantering i sin verksamhet och skapa en systematik i informationshanteringen som helhet?

Båda frågorna handlar om ledningssystem och informationshantering. Den första om ledningssystemens krav på dokumentation och hur lätt det kan bli en splittrat om man inför flera ledningssystem, den senare om vilket stöd ett ledningssystem för informationshantering kan ge resten av organisationen, inklusive övriga ledningssystem

Brister i dagens ordanisationer

Utifrån vad jag kan se så finns det ett antal brister i de flesta organisationers informationshantering idag:

Den första jag tänker ta upp här är att helhetssyn saknas. Det illustreras enklast av att det oftast inte finns någon som ansvarar för informationshanteringen som helhet, man har olika delområden; någon eller några ansvarar för verktygen (IT med allt vad det innebär), någon ansvarar för personuppgifter, någon ansvarar för miljöledningssystemet, någon för informationssäkerheten….. Men vem ansvarar för informationshanteringen som helhet?

Hade Transportstyrelsens skandal briserat förra sommaren om det funnits någon med tydligt ansvar för informationshanteringen i organisationen (som dessutom hade haft makt och rådighet att stoppa i tid)?

Dokumentinfos beskrivning av vad informationshantering är ett uttryck för behovet av helhetssyn. Ett annat är alla dessa havererade IT-projekt som förekommit. Påtagligt ofta är förklaringen till haverierna att man helt enkelt skulle ha investerat i något annat än ett nytt IT-system, t. ex. i att ta fram ett internt regelverk för informationshantering.

En annan brist är att systematiskt förbättringsarbete och organisation för det inte finns när det handlingar om informationshantering. I vissa organisationer, de som verkligen infört en förvaltningsmodell för IT, finns det något som liknar det, men inte för informationen utan för de verktyg som hanterar informationen. Missförstå mig rätt, det är bra att det finns systematik i hanteringen av IT, det som saknas är systematik i hanteringen av information.  Det klassiska kvalitetstänkets redskap fungerar bra: ständiga förbättringar, PDCA-hjul mm, men de behöver riktas mot informationen.

Att få till systematik och människor som kan ta hand om systematiken är mer väsentligt än att ta fram alla de styrdokument och planer som utgör organisationens eget regelverk (det är också en brist: interna regler finns inte). Finns det ett internt regelverk så är det ofta inaktuellt, osammanhängande eller okänt av de som har att följa det. Nyligen läste jag en intervju med en ledningssystemskonsult som hävdade att det är bättre att dokumentera för lite än för mycket men att det är viktigt att säkerställa att det som dokumenteras har bra förutsättningar för att bli använt.

Till sist: kommunikation och utbildning sker inte alls i den omfattning som krävs. Och det för med sig svårigheter och resursslöseri i det löpande arbetet med informationshanteringen.

Åtgärder

Så vad behöver göras?

  • Arbeta mot ett integrerat ledningssystem som är tydligt, enkelt och på ett tydligt sätt riktar sig till de som ska utföra arbetet. Är det svårt att få till ett integrerat ledningssystem se till att det finns en nära samordning.
  • Detta ledningssystem ska innefatta informationshantering och ett tydligt, konkret, internt regelverk som adresserar informationshanteringen ska etableras.
  • Var kräsen när det gäller att investera IT-system. Behovet ska vara tydligt innan investeringar görs.
  • Arbeta mycket med löpande förvaltning och utveckling i små steg av det integrerade ledningssystemet
  • Arbeta för tydlighet. Styrdokument måste vara tydliga, var inte rädd för att revidera om det finns otydlighet.

Dokumentinfos beskrivning av informationshanteringen kan användas som hjälpmedel i detta arbete.

Så vad har hänt de senaste 15 åren? Inget? Ja och nej –  vi har inte bättre ordning på informationen men redskapen utvecklas med en rasande takt.

Ledningssystem och informationshantering heter också en kurs som Dokumentinfo arrangerar och som jag leder. Mer info finns här.
Jag tycker detta är en bra beskrivning av vad ett ledningssystem är.  Den är tagen från Standardiseringen i Sverige (SIS): ”
Ett ledningssystem beskriver hur en organisation styr sin verksamhet. Det fungerar som ett verktyg för högsta ledningen att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt fastställda rutiner och som ett stöd för medarbetarna i deras dagliga arbete. Ett ledningssystem kan ha olika inriktningar såsom till exempel kvalitet, miljö och arbetsmiljö”.
Det finns standardiserade ledningssystem för informationshantering, t. ex. ISO 30300 Ledningssystem för verksamhetsinformation.