Olle Ebbinghaus

Blogginlägg

Läs mer om inlägget
25 Mar 2014

Om EIM och tredje plattformen

//
Kommentarer0

Jag ser i Computer Sweden, i ett debattinlägg av Björn Rosell,  att SJ investerar i en EIM-plattform från Opentext. EIM står för Enterprise Information Management och kan kortfattat beskrivas som en plattform för att hantera information, ett affärssystem för ostrukturerad information (dokument, e-post, bilder mm). En vanligare akronym för sådana plattformar är ECM som står för Enterprise Content Management.  Debattartikeln finns att läsa på  http://computersweden.idg.se/2.2683/1.552285

Det gläder mig att läsa om ambitionen att använda en EIM-plattformen som en infrastrukturell komponent i informationshanteringen och inte se dokumenthantering, ärendehantering, lagring av e-post mm som specifika lösningar som realiseras, ofta i olika tekniska miljöer, allteftersom behov uppstår i verksamheten. Kortsiktigt må detta vara  ett enkelt, billigt och överblickbart sätt att få till IT-lösningar för olika behov i verksamhet, men på längre sikt driver alltfler mindre lösningar kostnader och försvårar en bra förvaltning av teknik och  information.

Att införa en plattform tillsammans med en långsiktig strategi som gör att fler lösningar kan hanteras i samma teknik bör realiseras i fler större organisationer

Hanteringen av information relaterat till ärenden, processer eller andra flöden som utförs i verksamheten är dessutom ofta mindre bra idag och i  EIM (eller ECM)- plattformar finns ofta goda verktyg att skapa sådana lösningar.

Björn Rosell ägnar en del av sitt debattinlägg åt resonemang om den sk Tredje plattformen. Analysföretaget IDC beskriver den tredje plattformen som en arkitektur med fyra huvuddelar: molnet, mobilt bredband och mobilitet, sociala affärer samt big data. Data konsumeras med mobila enheter.

Tredje plattformen innehåller en massa nya möjligheter och där den införs kommer det säkert att tillföra värde, men det löser inte problem som finns med att hantera första och andra plattformen; att ta hand om informationsöarna, äldre teknik och format, migreringsfrågor, förvalta information över tid mm.

Så en investering i en plattform på liknande sätt som SJ gjort bör vara rätt väg. Men, precis som Björn skriver, så  krävs det strama tyglar för att komma i mål. Här kommer några punkter som man behöver följa för att nå framgång:

– Långsiktighet. Det tar ofta längre tid än man tror att etablera lösningar inom det här området. Det krävs en tydlig styrning över tid med fast hand.

– Ägarskap. Den här typen av plattform har ingen naturlig ägare. Det finns sällan en ”EIM-avdelning” eller motsvarande, och det är inte heller alltid en bra lösning att IT-avdelningen äger plattformen. Bilden kompliceras ytterligare av att det krävs ett distribuerat ägande av informationen i plattformen, och dessa ägare måste ofta acceptera plattformen, vilket medför att många kommer att ha åsikter och krav på plattformen. Då behövs en stark ägare som kan se till hela organisationens behov.

– Effekthantering. Vad är det som ska åstadkommas på kort och lång sikt? Teknik och information ska finnas tillgängligt för att stödja affären och de som arbetar med den.  Detta kan låta självklart, men det gäller att vara tydlig med hur detta ska ske och vad som ska åstadkommas, konkret både i närtid och på längre sikt. Det är lätt att gå vilse om det inte finns tydliga effekter och en röd tråd från vision till konkreta lösningar.

– Hantering av resurser. Ofta är den här typen av investeringar resurskrävande. Och det är inte alltid lätt att räkna hem investeringen. SJ räknar med en kostnadsbesparing på 30%. Jag gissar att en stor del handlar om konsolidering av nuvarande IT. Andra positiva effekter kan vara tidsbesparing för enskilda medarbetare, kvalitetshöjning av informationen, effektivare hantering av kunder och leverantörer, bättre resursutnyttjande och underhåll av anläggningstillgångar och möjligheter till bättre uppföljning av verksamheten.

– Snabba leveranser av lösningar. Det gäller att ”skära elefanten” på ett sätt som innebär att märkbara positiva effekter uppnås så snabbt som möjligt, att skynda långsamt. Även om det är ett arbete vars helhet tar lång tid, så är det viktigt att det snabbt kommer ut delleveranser som ger ett positivt momentum och ger styrka åt det fortsatta arbetet. Stora projekt som går över lång tid, utan täta delleveranser, ska helst undvikas.

– Fastställda regler. Ska informationshanteringen bli effektiv så krävs tydlig styrning i vilken information som ska hanteras hur. Detta uppnås endast delvis av att införa  IT-lösningar. Speciellt gäller det hantering av information som traditionellt har hanteras av medarbetare, t. ex. behöver  olika typer av dokument som avtal, säkerhetsdokumentation, instruktioner etc  ha strukturer och metadatauppsättningar som gör det lätt för användarna att följa fastställda interna och externa regler genom att använda lösningen. Men dessa regler måste finnas, och vara konkreta, för att lösningen ska kunna stödja det.

Så, lycka till SJ, på resan mot en bra informationshantering.

Lämna ett meddelande