Olle Ebbinghaus

Utbildning viktigt

Systematik inte punktinsatser
19 Feb 2019

Organisationens kompetens – nyckeln till en bra informationshantering

//
Kommentarer0

Dokumentinfo beskriver informationshantering som fem samverkande områden:

  • Externa krav
  • Interna krav
  • Lagring
  • Människa
  • Verksamhet

Det är ett försök att dela upp och strukturera det som i många organisationer är både splittrat och rörigt och där det inte finns en tydlighet när det gäller roller, hur organisationen värderar information, vilka regler som gäller, hur man ska arbeta för att systematiskt förbättra hanteringen. Information är en ”osynlig” resurs som ingen har ett övergripande ansvarar för, som det inte finns en budget för och som inte har något värde.

När det i denna ”röra” framkommer en uppenbar brist, t.ex. att information inte hanteras enligt gällande lagar och regler, så finns det en övertro på att man kan köpa sig en lösning och sedan återgå till samma arbetssätt som resulterat i röran. Man investerar i ett nytt IT-system, man rekryterar ytterligare personer som ska arbeta som registratorer, man organiserar om, tillsätter en ny chef och vidtar ytterligare åtgärder för att visa att man satsar på området, men förutsättningar för systematiskt arbete med informationshanteringen skapas i allmänhet inte.

Hur kan man förklara att dessa, ofta ganska, resurskrävande punktinsatser återkommande görs, men att arbete med systematisk uppföljning och löpande förbättringar i allmänhet inte görs? Det finns säkert en hel mängd faktorer, men en som ständigt återkommer är organisationens bristande kompetens när det gäller informationshantering. Organisationen och dess medarbetare vet helt enkelt inte hur de ska hantera organisationens information, och, så länge det inte ”skadar verksamhet för mycket”, är det ingen som är intresserad av att åtgärda denna brist. Något överdrivet kanske: det är ingen som har hand om den osynliga informationen och det är ingen som skapar regler, rutiner och systematik för hanteringen av den.

Detta blir tydligt när man ser på verksamheter där information tillskrivs tydliga värden, t.ex. sjukjournaler, eller verksamheter som gjort allvarliga fel, t.ex. Transportstyrelsen. Alla inom sjukvården vet hur sjukjournaler ska hanteras.  Transportstyrelseskandalen har lett till att man har blivit mycket mer försiktig med outsourcing och att det är större fokus på informationssäkerhet inom staten. Det krävs något ”extra” för att informationshanteringsfrågor ska få attention och då, plötsligt, är det självklart att se till att alla medarbetare ska få kunskap om vad som ska göras och varför det ska göras.

Som utbildare genomför vi på Dokumentinfo ofta kortare kurser ”hemma” hos olika organisationer och de utbildningar som fungerar bäst är när det finns en tydlighet i hur det ska göras i den organisationen (”interna krav” i Dokumentinfos beskrivning). Om denna tydlighet på ett bra sätt speglar och tar hänsyn till de fyra övriga delarna i Dokumentinfos beskrivning, är det oftast relativt lätt att få acceptans för varför ett visst arbete ska utföras av samtliga medarbetare som hanterar information. Men även i organisationer som har mindre tydliga ”interna krav” gör utbildningar av den typen vi genomför ofta nytta. Kompetens inom informationshantering skapar sug efter lösningar som är ändamålsenliga och efter regler och rutiner och systematik. Att dessutom få kompetensen presenterad av någon som normalt inte arbetar i organisationen tillför andra perspektiv. Det behövs mer utbildning som ger organisationen kompetens inom informationshantering.