Olle Ebbinghaus

Olle Ebbinghaus driver Dokumentinfo och är expert på informationshantering. 

Kreativa partnerskap

Kommentarer0
I våras  lyssnade jag på Björn Jordell, som är chef för Riksarkivet. Han pratade om informationsförvaltning och de utmaningar som finns i att få till lösningar för att ta hand om den information som produceras idag över tid för historiska och forskningsmässiga skäl, dvs att säkerställa att information arkiveras och kan bevaras och tillhandahållas i framtiden. Björns utgångspunkt var Riksarkivets uppdrag, att ta hand om de arkiv som statliga myndigheter bildar,  och de problem som finns förknippade med det när tekniken att lagra och hantera information förändras i snabbt takt. Han uppehöll sig en del vid arbetsfördelning (specialisering) och kreativa partnerskap mellan...
Läs mer

Behöver regelverket för allmänna handlingar omarbetas?

Kommentarer5
I vårt land betraktar vi insyn i offentliga verksamheter som något självklart. En del av denna insyn är vår rätt att ta del av allmänna handlingar. Vad som är en allmän handling definieras i 2:a kapitlet tryckfrihetsförordningen, en grundlag från 1949. Enligt TF är en allmän handling en ”framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet”(fetstilen tillagd av mig). Trots att reglerna i tryckfrihetsförordningen...
Läs mer

Bli expert på dokumenthantering!

Kommentarer0
Jag har jobbat med dokumenthanteringsfrågor i snart 25 år. Det är ett  roligt arbete. Alla jag möter har åsikter om det och kan relatera till det.  En del kan behöva lite hjälp på traven eller lite förklaring om vad det jag arbetar med egentligen innebär och vad jag gör, men när vi kommit in i ämnet finns ingen återvändo.  Dokumenthantering engagerar! Varför är det så? Jag vet inte säkert, men kan tänka mig några någon eller några av följande förklaringar: Det är väldigt ofta svårt att hitta dokument som man behöver. Det är svårt för oss alla som individer, att...
Läs mer

Om EIM och tredje plattformen

Kommentarer0
Jag ser i Computer Sweden, i ett debattinlägg av Björn Rosell,  att SJ investerar i en EIM-plattform från Opentext. EIM står för Enterprise Information Management och kan kortfattat beskrivas som en plattform för att hantera information, ett affärssystem för ostrukturerad information (dokument, e-post, bilder mm). En vanligare akronym för sådana plattformar är ECM som står för Enterprise Content Management.  Debattartikeln finns att läsa på  http://computersweden.idg.se/2.2683/1.552285 Det gläder mig att läsa om ambitionen att använda en EIM-plattformen som en infrastrukturell komponent i informationshanteringen och inte se dokumenthantering, ärendehantering, lagring av e-post mm som specifika lösningar som realiseras, ofta i olika tekniska...
Läs mer

Vad kostar det att göra ingenting?

Kommentarer0
Om man håller på med dokument-, ärende – och arkivhantering så står man ganska ofta inför behovet av förändring. Det kan vara en investering i ett nytt IT-system, en utbildningsinsats för hela personalen, utveckling av nya rutiner och arbetssätt eller något annat. Man tillsätter kanske resurser, genomför en förstudie och utreder olika alternativa sätt att förbättra en situation som av det ena eller andra skälet inte är bra. Som med alla administrativa stödprocesser , så påverkar informationshanteringen många i organisationen och det har också ofta ett flertal beroenden till andra pågående utvecklings- och förändringsarbeten. Eller också är det tvärtom: att...
Läs mer

Praktisk hantering av allmänna handlingar

Kommentarer0
Läser i förra veckans Riksdag & Departement (nr 21 2013) om svårigheter med insynen hos UD. UDs diarium innehåller en mängd kryptiska formuleringar som försvårar insyn från allmänheten. Konstitutionsutskottets ordförande, miljöpartisten Peter Eriksson och statsvetaren vid Göteborgs universitet Jan Turvall uttalar sig om bristerna. Det händer att det skrivs i pressen om brister i statliga och kommunala myndigheters hantering av sina allmänna handlingar; handlingar diarieförs inte, de går inte att hitta, sekretessprövning tar för lång tid, de slarvas bort etc. etc. Myndighetschefer och andra ansvariga står i offentlighetens ljus och ber om ursäkt för bristerna och lovar bot och bättring....
Läs mer

Dokumenthantering – mer än en systemfråga!

Kommentarer1
Det är inte helt ovanligt att det blir språkförbistringar när man pratar med folk om dokumenthantering. Vad är egentligen dokumenthantering och vad omfattar ett projekt som handlar om dokumenthantering? Frågan får olika svar av olika personer och i olika organisationer och, om man har otur eller är slarvig, så går man in i konkreta insatser eller projekt utan att ha rett ut vad det är man ska göra eller vilka dokument som omfattas. Det finns ett flertal perspektiv på frågeställningen. Ett är vad som egentligen görs när vi hanterar dokument. Vilka moment ingår; handlar det om layout och innehåll? Om...
Läs mer