Olle Ebbinghaus

Blogginlägg

Läs mer om inlägget
2 Sep 2013

Praktisk hantering av allmänna handlingar

//
Kommentarer0

Läser i förra veckans Riksdag & Departement (nr 21 2013) om svårigheter med insynen hos UD. UDs diarium innehåller en mängd kryptiska formuleringar som försvårar insyn från allmänheten. Konstitutionsutskottets ordförande, miljöpartisten Peter Eriksson och statsvetaren vid Göteborgs universitet Jan Turvall uttalar sig om bristerna.

Det händer att det skrivs i pressen om brister i statliga och kommunala myndigheters hantering av sina allmänna handlingar; handlingar diarieförs inte, de går inte att hitta, sekretessprövning tar för lång tid, de slarvas bort etc. etc. Myndighetschefer och andra ansvariga står i offentlighetens ljus och ber om ursäkt för bristerna och lovar bot och bättring.
Att journalister granskar hur myndigheter lever upp till offentlighetsprincipen är självfallet bra, och brister som kommer ut i media brukar åtgärdas och hanteringen förbättras. Dock innehåller artiklarna ofta sakfel och det skrivs nästan aldrig något om varför hanteringen brister; det är på något sätt underförstått att det är enkel sak att göra rätt, det kräver varken kunskap, metodik eller resurser. Lite nedlåtande, ungefär: ”om statliga och kommunala myndigheter inte ens klarar att hålla ordning på sina allmänna handlingar, så kan de väl knappast vara nyttiga på något annat sätt heller.”

Det bör uppmärksammas att stat, landsting och kommuner har ett krävande regelverk att förhålla sig till. Lagstiftningen ger i sig inte något stöd för hur rutiner, arbetssätt och processer lämpligen utformas. Regleringen är tämligen detaljerad och långtgående, men för att användas i praktiken krävs tolkning och tillämpning, inte bara vid utarbetande av instruktioner och interna regler på myndigheterna, utan även vid den dagliga bedömningen om vad som ska göras med alla de handlingar som hanteras. För att konkretisera vad som krävs följer här några saker som behöver finnas på plats för att hanteringen ska fungera i praktiken:

• Rutiner för hanteringen av inkommande och utgående post. Detta gäller både papperspost och e-post
• Rutiner för hantering av sociala medier
• Interna rutiner för hur s.k. ”god offentlighetsstruktur” skapas i t. ex. de IT-system som lagrar eller på annat sätt hanterar allmänna handlingar
• Ett (eller flera) ändamålsenligt IT-system för registrering av allmänna handlingar
• Detaljerade instruktioner om vilka handlingar som ska registreras respektive vilka som inte ska registreras, samt hur registrering ska ske
• Rutiner för hur sekretessprövning ska ske
• Beslut om gallring, som i vissa fall kan fattas av myndigheten själv, eller som finns reglerat i lag eller som bestäms av arkivmyndighet
• Ett internt regelverk som fungerar även mitt i sommaren när många är på semester och om nyckelpersoner är borta
• M.m.

Listan är långt ifrån fullständig. Kort sagt: det är ett komplext regelverk som varje statlig och kommunal myndighet har att förhålla sig, att tolka och tillämpa utifrån sin verklighet och sina arbetssätt. Detta påverkar inte bara några enstaka specialister i organisationen utan alla som hanterar information.
På ett sätt är det märkligt att massmedia inte uppmärksammar bristerna oftare. Jag tror att det beror på att på journalister och offentliganställda generellt sett har låg kunskap om detta område samt att specialister som registratorer, arkivarier och andra gör ett fantastiskt jobb, trots att det inte alltid är lätt att få gehör för dessa frågor inom offentlig sektor.

Lämna ett meddelande