Olle Ebbinghaus

Dokumenthanteringssystem

Så här gör du för att investeringen ska ge nytta
23 Mar 2016

Så här får du nytta av investeringen i dokumenthanteringssystem

//
Kommentarer0

Att investera i ett dokumenthanteringssystem som hanterar en stor del av organisationens dokument på ett strukturerat sätt sparar tid, resurser och ökar kvaliteten i verksamheten. Men för att systemet ska bli framgångsrikt krävs att det införs på ett bra sätt, i värsta fall resulterar investeringen i att hanteringen blir ännu mer otydlig än innan.

Några av fördelarna med att implementera ett dokumenthanteringssystem är att medarbetarna spar tid i vardagen när de slipper lägga tid på att leta efter dokument. Kvaliteten ökar när man kan säkerställa att samtliga medarbetare har tillgång till den senast uppdaterade versionen av exempelvis en instruktion eller en manual. Servicenivån kan också förbättras inom verksamheter där det är kritiskt att snabbt hitta de dokument som behövs.

Organisationer som överväger att investera i ett dokumenthanteringssystem upplever ofta att dokumenten är spridda på många olika håll och att man saknar överblick och kontroll. Ofta finns ett dokument på ett flertal olika platser i organisationens IT-system, och kanske på papper, och det är svårt att hitta och, om man hittar det, svårt att avgöra om det man hittat är den senaste versionen av dokumentet.

Problem av den här karaktären kvarstår ofta även efter att man gjort en större investering i ett dokumenthanteringssystem. Varför är det så?

Systemen behöver användas av medarbetarna och det förändrade arbetssätt som det nya systemet för med sig är inte alltid lätt att ta till sig. Det kan vara så att olika medarbetare lägger in olika dokument i systemet, att en del personer inte vill eller kan ta till sig det nya sättet att arbeta. Det kan också vara så att organisationen inte ”orkar” driva förändringen vidare efter anpassning och installation av systemstödet.

Hur ska vi då tänka och arbeta för att lyckas införa ett dokumenthanteringssystem som verkligen underlättar i verksamheten?

– Tänk på att förvalta organisationens egna regler för hantering av dokument, t.ex. behöver policy, ansvarsfördelning, interna regler och dokumenthanteringsplan eller motsvarande finnas och vara aktuella (läs mer om det här och här). För att de ska finnas och vara aktuella krävs att någon aktivt ansvarar för den löpande hanteringen av regelverket.
– Att arbeta i det nya IT-stödet (och andra) enligt de interna reglerna är inte något som är frivilligt eller som medarbetarna ska göra när de ”får tid över”. Det är obligatoriskt och lika viktigt som alla andra uppgifter.
– Det ska vara lätt att göra rätt. Reglerna och de olika handgreppen som ska utföras av systemanvändarna ska vara både tydliga, kortfattade och enkla. Att arbeta fram nya arbetssätt tillsammans med de personer som berörs är ofta ett bra arbetssätt.
– Genomför inte allt med en gång. Det är bra med en plan som i mindre steg förändrar vardagen för de som arbetar i organisationen. Det är ännu bättre om man kan synka anskaffning av nya IT-funktioner med förändringar i arbetssätt. För att det ska vara möjligt krävs en plan där man har mål på längre sikt definierade.
– Var öppen för medarbetarnas förslag. Personer som i sin vardag arbetar med att återkommande skriva, läsa, uppdatera och revidera dokument har tankar om hur det går till idag och hur de vill att det ska gå till. Ta vara på dessa tankar.
– Hänvisa återkommande till det interna regelverk som gäller. Det händer att man utarbetar nya interna regler och kanske en dokumenthanteringsplan som en punktinsats eller ett projekt, men efter projektets avslut inte arbetar med att få organisationen att fortlöpande arbeta enligt reglerna. För att det ska fungera krävs mycket och löpande arbete med information, utbildning, diskussion och justeringar av regelverket. Detta gäller speciellt om reglerna innehåller mycket som är nytt för organisationen.