Olle Ebbinghaus

Blogginlägg

Läs mer om inlägget
12 Aug 2013

Dokumenthantering – mer än en systemfråga!

//
Kommentarer1

Det är inte helt ovanligt att det blir språkförbistringar när man pratar med folk om dokumenthantering.

Vad är egentligen dokumenthantering och vad omfattar ett projekt som handlar om dokumenthantering? Frågan får olika svar av olika personer och i olika organisationer och, om man har otur eller är slarvig, så går man in i konkreta insatser eller projekt utan att ha rett ut vad det är man ska göra eller vilka dokument som omfattas.

Det finns ett flertal perspektiv på frågeställningen. Ett är vad som egentligen görs när vi hanterar dokument. Vilka moment ingår; handlar det om layout och innehåll? Om lagring, distribution, arkivering av dokument? Utesluts moment som det inte finns funktioner för i det nyanskaffade dokumenthanteringssystemet? Då blir dokumenthanteringen alltså liktydig med en (IT)systemfråga?

Ett annat perspektiv är vilka dokument som omfattas av dokumenthanteringen. Ska vissa dokument ”hanteras” medan andra inte ”hanteras”? Är det upp till de olika medarbetarna som arbetar med dokument att bestämma det, eller styrs det från en central funktion i organisationen. Ska styrande dokument hanteras men inte redovisande? Eller är det kanske tvärtom? Hur gör vi med med information som tidigare varit ett dokument men som på senare tid ersätts av någon typ av data?

I många organisationer har man en övertro på att ändamålsenligt  IT-system för dokumenthantering (eller liknande) hjälper till att besvara ett flertal av ovanstående och liknande frågor. Numera så sägs det sällan i klartext, för det finns en ökad medvetenhet om att IT-system utan styrning av användning och användare inte gör nytta. I stället skyller man på att det inte finns ändamålsenliga systemstöd i organisationen. ”Vi kan inte skapa en bra dokumenthanteringen med det urgamla XYZ-systemet.” , ” Vi har inget system för lagring av ZYX-dokument och därför hittar vi dem inte.” Det är möjligt att det saknas ett bra systemstöd, men är inte den riktiga frågan att ställa sig:  ”Hur kan vi  hantera organisationens dokument trots att det saknas ett bra systemstöd?”

Min utgångspunkt är att dokumenthanteringen består av tre delar:

  • Policy, instruktioner, riktlinjer – som tydliggör ambitionsnivå, vem som ansvarar för vad och vem som gör jobbet, vem som beslutar om  interna regler mm.
  • Detaljerade anvisningar för olika dokumenttyper – var dokumenten ska lagras,  hur länge de ska finnas kvar, vem som har tillgång till dem, hur de återsöks mm. Detta kan med fördel göras i en dokumenthanteringsplan
  • IT-system där man på ett ordnat sätt kan skapa, redigera, samarbeta, lagra, gallra (mm) dokumenten. Det finns nästan alltid flera IT-system för detta. Till systemet behöver det förstås också finnas lathundar och manualer, och systemet behöver administreras och förvaltas.

Erfarenhetsmässigt blir diskussion och prioritering av åtgärder lättare om man diskuterar utvecklingsbehov i ljuset av en tredelning enligt ovan. Man kan ganska snabbt och resurssnålt se var de största bristerna finns och lättare (och snabbare) sätta in relevanta åtgärder. Och också undvika att tala förbi varandra.

1 Response

  1. Bra skrivet. Min erfarenhet efter att ha arbetat med dokumenthantering i ett antal år är just övertron på att ett system fixar allt. Det är så många andra jobbiga frågor som måste besvaras innan man sätter igång ett systemprojekt.

Lämna ett meddelande