Olle Ebbinghaus

processer och informationshantering

Informationen är det viktiga i informationshanteringsplanen
1 Dec 2017

Vad är viktigast i en informationshanteringsplan: processer eller information?

//
Kommentarer0

De regler för verksamhetsbaserad arkivredovisning som kom för knappt 10 år sedan har inneburit att det finns många informationshanteringsplaner (dokumenthanteringsplaner) som har processer som utgångspunkt, och som också är strukturerade med processerna som utgångspunkt. I många fall arbetar man i ett excelark som, i kolumner från vänster till höger, beskriver verksamheten i verksamhetsområden, grupper av process samt processer, för att sedan lista informationstyper (som också kan kallas handlingstyper eller dokumenttyper) som finns i de olika processerna. Därefter följer regler för hantering av informationstyperna (t. ex. gallring, uppgifter om sekretess och i vilket i IT-stöd informationstypen ska hanteras).
Ambitionsnivån är ofta en total kartläggning av verksamheten, dess processer och all information som finns i processerna och man eftersträvar en röd tråd från övergripande beskrivningar av verksamheten (verksamhetsområdena) ner till detaljer (informationsobjekten t. ex. dokumenten).
Det är dock svårt att nå målet. Det är få verksamheter som kan beskrivas på detta sätt. Jag känner inte till någon där man på detta sätt har lyckats ”rita en karta” över verksamheten och dess information och att kartan dessutom stämmer med verkligheten. Min erfarenhet är att det ofta är stora skillnader mellan det som beskrivs och det som görs, vilket gör att beskrivningen har begränsad nytta.
Relationen mellan vad som görs (processer) och informationen är ofta mer komplex än hur den beskrivs i informationshanteringsplaner av denna typ. Det finns många samband och relationer som inte går att åskådliggöra i excelarket, trots många kolumner och flikar. Delvis bottnar det i att den modell som ligger till grund för den verksamhetsbaserade arkivredovisningen är en förenkling som på många sätt väcker mer frågor än den besvarar för de som arbetar med att försöka få kontroll över informationen på detta sätt.
Jag tänker att man behöver ta höjd för den ”komplexa verkligheten” när man arbetar med detta. Det innebär att man måste förhålla sig till några begränsningar som ofta förkommer:
1. Verksamheten, eller delar av den, använder inte processer som ett sätt att beskriva sig. Att ända beskriva verksamheten som processer måste kanske göras (t. ex. enligt RA-FS 2008:4) men att utifrån en sådan konstruktion börjar bygga ett helt system av hanteringsregler för informationen som ska följas är befängt. Det går inte att bygga något på något som inte finns.
2. Informationen finns alltid i organisationen oavsett hur tydliga eller otydliga processerna är. Det är informationen som ska beskrivas och vara utgångspunkten i informationshanteringsplanen, inte processerna. Om informationen kan relateras till en process är det bra, men om det inte går, eller om informationsobjekten har relationer till flera processer, måste det också framgå. Planen bör alltså utgå från informationen, inte från processerna.
3. Informationen finns på en mängd ställen och hanteras ibland olika av olika personer inom samma verksamhet/process. Det innebär att samma informationsobjekt kan hanteras på olika sätt i olika processer eller i olika delar av verksamheten. Utifrån teoretiska utgångspunkter är detta inte önskvärt, men då det faktiskt sker måste detta tas med i beskrivningar eller åtgärdas i samband med att kartläggning och beskrivning görs.
4. Det finns en massa regler som visserligen gäller men som inte följs. Om man beskriver verksamheten och information utifrån hur det borde vara, och inte förhåller sig till hur det faktiskt är, så blir det bara märkligt
Jag tänker att ska man beskriva processer så gör man processbeskrivningar och kanske en processtruktur. Ska man ha en informationshanteringsplan så gör man en informationshanteringsplan. Kan man sedan relatera eller koppla informationshanteringsplanen till processerna är det bra, men förmodligen är det inte alltid helt enkelt att få till det. Mitt råd är att utgå från informationen, när du tar fram en informationshanteringsplan, inte processerna.