Olle Ebbinghaus

Oöverskådlig och omöjlig att hantera

Dålig informationshantering leder till stress och konflikter
24 Sep 2018

Vad du kan göra åt informationsröran?

//
Kommentarer0

I många organisationer finns det svårigheter med hantering av information i det dagliga arbetet. Det finns flera centrala IT-system där man kan lagra det man arbetar med. Viss information skrivs ut och lagras (också) på papper.  En del av de personer som arbetar i organisationen tycker inte att de centrala IT-systemen fungerar bra så de lagrar dokumenten på sina datorer och i sina e-postlådor istället. Alla dokument kopieras och lagras på flera ställen. Kort sagt: det finns en informationsröra som är både oöverskådlig och omöjlig att hantera.

Dessutom är det är väldigt enkelt att skaffa sig nya verktyg för hantering och lagring av information. Detta sker utan att vi tar bort de gamla, så vi får ofta fler och fler ställen att leta på. Många nya IT-system införs utan tydlighet i vad som ska lagras där eller hur vi förväntas arbeta med verktyget.

Hur påverkar röran dig som arbetar i organisationen? Förmodligen gör den det när du inte kan fråga dina kollegor – när de är på semester, är sjuka, har slutat, bytt arbetsuppgifter eller av andra skäl inte är tillgängliga – då visar det sig att det inte går att använda röran.

Detta kan få konsekvenser, t. ex:

  • Det går inte att svara på kunders frågor eftersom vi inte vet vad kollegan har lovat
  • Du kan inte fortsätta ett arbete som en kollega påbörjat
  • Du vet inte när du ska säga upp eller förnya avtal med leverantörer
  • Du vet inte hur du ska utföra dina arbetsuppgifter

Dålig informationshantering leder förr eller senare till stora brister i verksamheten med konsekvenser för kunder och andra externa intressenter.

Dålig informationshantering försämrar arbetsmiljön, det leder till stress och konflikter.

Vad kan du då göra åt informationsröran?

Du kan antingen:

  • Påpeka för högsta chefen (eller någon annan chef) att det krävs att organisationen gör något åt röran.

Eller:

  • Vidta konkreta åtgärder för att skapa ordning i den del av organisationen du kan påverka.

Väljer du det översta alternativet så innebär det i flesta fall att det tar lång tid innan det händer något, att det som görs inte fungerar och/eller att det som görs inte efterlevs av de som ska göra jobbet.

Om du väljer att ta tag i det du kan påverka i din närhet så tar du ansvar för att det händer något, men, när du gör det måste du tänka på:

  • Att förhålla dig till de externa och interna regler som gäller
  • Att informera dina överordnade om att ni gör detta
  • Att dokumentera det som görs (beslutas) när det gäller rutiner och liknande

När du dokumenterar de rutiner ni gjort gör det då på ett sätt som kan användas på andra ställen i organisationen, t. ex. som en enkel informationshanteringsplan.