Olle Ebbinghaus

Är det bättre att göra ingenting

The boiling frog
22 Mar 2014

Vad kostar det att göra ingenting?

//
Kommentarer0

Om man håller på med dokument-, ärende – och arkivhantering så står man ganska ofta inför behovet av förändring. Det kan vara en investering i ett nytt IT-system, en utbildningsinsats för hela personalen, utveckling av nya rutiner och arbetssätt eller något annat. Man tillsätter kanske resurser, genomför en förstudie och utreder olika alternativa sätt att förbättra en situation som av det ena eller andra skälet inte är bra.
Som med alla administrativa stödprocesser , så påverkar informationshanteringen många i organisationen och det har också ofta ett flertal beroenden till andra pågående utvecklings- och förändringsarbeten. Eller också är det tvärtom: att andra pågående förändringar, förändrar vad som krävs av dokument-, ärende- och arkivhanteringen, för att den på ett bra sätt ska kunna stödja verksamheten. Högt förändringstryck och många beroende gör i alla fall frågorna komplexa, och komplexitet är vi ofta dåliga på att hantera, vilket kan innebära att organisationen hamnar i en långbänk där det ena alternativet efter det andra föreslås men där beslut och genomförande inte sker.
Det bästa är det goda fiende är en av de största farorna för ansvariga inom detta område. Det krävs att vara lättfotad och inse att det många gånger kostar mer än det smakar att göra ingenting.

Lösningen är att agera snabbt och följsamt i enlighet efter en långsiktig plan med klara konkreta mål om vad som ska åstadkommas med dokument-, ärende – och arkivhanteringen, dvs på vilket sätt som stöd ska levereras till verksamheten.

”The Boiling Frog” stötte jag nyligen på igen.  Ni känner kanske igen den:  en groda som släpps ner i kastrull med kokande vatten hoppar ur kastrullen, medan en groda som släpps ner i en kastrull med kallt vatten som sakta värms är kvar tills den kokar ihjäl. Hur står det till med informationshanteringen i våra organisationer? Är vi vana vid att den inte fungerar bra? Är den en kokad groda?

Lämna ett meddelande