Olle Ebbinghaus

Blogginlägg

Läs mer om inlägget
2 Sep 2014

Vad kostar det att inte hitta information?

//
Kommentarer0

Canon har finansierat en undersökning som visar att svenskar på sina arbetsplatser lägger ner alltmer tid på att leta efter information. Av de tillfrågade lägger 47%  en halvtimme eller mer om dagen att leta efter information och arbetsdokument. Om vi räknar med en månadslön på 30.000 kr så blir kostnaden för att leta en halvtimme per dag ungefär 31500 kr/person och år i direkt lönekostnad.

I flera situationer har jag tagit fram och funderat kring liknande beräkningar i olika organisationer. Syftet har varit att räkna hem kostnader för planerade projekt (nästan alltid investeringar i systemstöd för ärende- och dokumenthantering med tillhörande implementering). Ofta underkänner beslutsfattare utredningar av den typ som redogörs för ovan. Varför kan man undra? Det visar ju på en reell kostnad som finns och som kan sänkas med ändamålsenligt systemstöd. Vanliga skäl från beslutsfattarna brukar vara:

– Svårt att omsätta tid i pengar; ska man omvandla tiden till pengar behöver man antingen minska personalstyrkan eller säkerställa att tiden som frigörs används till något som genererar intäkter. Och inget av detta är lätt; vem ska sägas upp och varför, eller: hur tar man 100 halvtimmar i veckan från olika personer och gör något vettigt av för att öka intäkter.

– Osäkerhet om lösningen adresserar problemet; kommer verkligen det systemstöd vi kan investera i att leda till att det blir enklare att hitta information?  Tyvärr finns det mycket empiriskt stöd för att investeringar i IT-lösningar (och vissa andra investeringar också för den delen) ofta missar målet rejält och medför ökat krångel och mer resurser än det omvända.

Jag har lite svårt att förstå varför dessa beräkningar underkänns. Jag tycker de borde tas som utgångspunkt för närmare undersökningar, så man vet mer om vilka problem folk som jobbar i organisationen har när det handlar om att få tillgång till den information man behöver för att göra sitt arbete.  Är inte många gånger syftet med investeringar i ärende- och dokumenthanteringssystem att alla, eller åtminstone många, i organisationen ska få en bättre tillvaro avseende  hantering av ärenden och dokument, och att hitta det man söker efter är en viktig del av det.

Om vi nu antar att vi kommer fram till att folk som jobbar i vår organisation lägger ner en halv timme i veckan på att leta efter information så behöver vi reda ut ett antal följdfrågor

– Hittar det som de söker efter eller ger de upp? Om de ger upp vad får det för konsekvenser?

– Vad, mer precist, är det som de letar efter? Vilka negativa effekter får det om det inte hittas?

– Letar de efter information som kan förmedlas på annat sätt? Handlar det om hur ledning och chefer informerar?

– Att de inte hittar, beror det på att de inte vet var de ska leta, eller beror det inte vet hur de ska leta?

– Att de inte hittar, beror det på att de har dålig egen ordning & reda eller beror det på organisationens dåliga ordning & reda?

Svaren på ovanstående frågor och ytterligare  följdfrågor varierar givetvis, och visst är det som en av Canons medarbetare skriver angående undersökningen. ”Det är uppenbart att svenska arbetsgivare behöver se över informationshanteringen och erbjuda effektivare, säkrare och mer lätthanterliga sätt för att lagra och dela information”. Det är sant, det tenderar till att blir mer och mer komplext att arbeta som tjänsteman (eller heter det numera information worker) , ett problem i sammanhanget är att det finns så många lätthanterliga sätt att lagra information. Appar, molntjänster,  nyckelfärdiga system som alla är enkla och kan tjäna sitt syfte,  men som också kan bidra till en splittrad och oöverskådlig ”röra” av information. Vem ser, och tar ansvar för, helheten?

Jag är övertygad om att man måste göra noggranna kartläggningar och analyser av hur situationen ser ut idag för att kunna adressera problemen med informationshanteringen, och att det sedan handlar om att sätta in åtgärder för att åstadkomma förbättringar. Min erfarenhet är att det sällan är rena investeringar i nytt systemstöd som på bästa  sätt stöder förändringar till det bättre. Det krävs många andra saker än ändamålsenliga systemstöd, som bra utbildning, arbetsledning, tydliga instruktioner och hanteringsregler för att få en ordning & reda som fungerar  både för individ och organisation.

En beskrivning av Canons undersökning finns här

Lämna ett meddelande