Olle Ebbinghaus

Blogginlägg

Läs mer om inlägget
5 Feb 2015

Varför dokumenthanteringsplanen bör vara en databas

//
Kommentarer0

Kärt barn många namn heter det. Och kanske kallas dokumenthanteringsplanen i just din organisation för ”arkivplan” eller ”hanteringsanvisning”, eller kanske rent utav något helt annat? Just därför är det kanske dags att tänka om lite och börja på ny kula och kalla det för vad det faktiskt är – en ”karta” över verksamhetens aktuella dokumenttyper – en dokumenthanteringsdatabas helt enkelt!

För de som arbetar med att försöka få struktur på sitt företags dokumenthantering är det nog redan många som tröttnat på verktyg som exempelvis Excel, där bara en person kan jobba åt gången, eller Word, där man inte kan ha tabeller med mer än 500 rader. Och när dokumenthanteringsplanen dessutom griper djupt in i företagets IT-system är det nog hög tid att hitta ett mer kraftfullt sätt att hantera alltihopa.

I all sin enkelhet är ju dokumenthanteringsplanen inget annat än ett verktyg för att styra de dokument som hanteras i ett företag eller en organisation, vilka för all del kan bli rätt så många i en större verksamhet. En plan som bildar grund för enhetliga rutiner men som också är ett verktyg för beslutsfattande vad gäller bevarande och gallring. Men om det skall fungera smidigt krävs också att planen är uppdaterad och speglar det aktuella arbetssättet och tyvärr finns det många trista exempel där planen inte hålls vid liv, eller rent utav ”glömts bort”.

I ett modernt företag eller organisation måste det därför vara ett grundläggande krav att man i en modern dokumenthanteringsplan snabbt kan hitta vad man söker och inte behöva brottas med mardrömsscenarier som att planen bara existerar på papper, i en Excel-fil, i ett Word-dokument eller en PDF-fil med dåliga eller obefintliga sökmöjligheter. Knappast speciellt ”Google-aktigt” så här år 2015, eller hur?

Att även en dokumenthanteringsplan bör vara en databas är därför idag närmast en självklarhet. En databas som hela företaget lätt kan nå och där det finns möjligheter till sökning, sortering och filtrering på dokumenttyper och på all annan data som används i verksamheten och där svaren är blixtsnabba. Först när en dokumenthanteringsdatabas är lika lätt tillgänglig som andra system kommer den att bli frekvent använd av alla och då förtjäna att bli det viktiga styrinstrument den faktiskt bör vara.

Dokumentinfo har utvecklat en databas för dokumenthanteringsplaner och vill Du testa på vår lösning så är det bara att klicka på länken nedan. Att testa och dra lite erfarenheter är helt gratis och blir Du sedan lite nyfiken ställer vi självklart upp och svarar på just Dina frågor…

Testa dokumenthanteringsplan.se

Lämna ett meddelande