Olle Ebbinghaus

Blogginlägg

Läs mer om inlägget
24 Aug 2020

Vilka kunskaper behövs för informationshantering i dagens verksamheter?

//
Kommentarer0

Informationshanteringen i våra organisationer blir mer komplicerad med tiden. Det innebär att kraven på utbildning och kontinuerlig kompetensutveckling av personal ökar. I många verksamheter finns en kompetensbrist som är svår att åtgärda.
​​​​​​​Det leder till onödiga risker, ineffektivitet, sämre kvalitet, sämre arbetsmiljö och sämre resursutnyttjande än vad som hade varit fallet om man hade haft bra kompetens.

  1. Kunskap om lagstiftning och andra regler. De som arbetar med att utforma interna regler och rutiner som har med informationshantering behöver inte bara ha kunskap om att reglerna finns. De behöver också ha kompetens om hur man på konstruktivt sätt omvandlar de externa lagarna och föreskrifterna till dagliga rutiner i verksamheten så att varje medarbetare i sitt dagliga arbete lever upp till de regler som gäller. Eftersom reglerna kontinuerligt ändras så måste experterna vara uppdaterade.  
  2. Kunskap om systemförvaltning. När informationshanteringen är på väg att bli helt digital så måste vi ha bra förutsättningar att ta hand om informationen som hanteras i de olika IT-system som finns i organisationen. Det innebär att ett flertal frågeställningar om hantering av personuppgifter, allmänna handlingar, e-arkivering och annat i våra IT-system behöver hanteras och det påverkar systemförvaltningen. I en del verksamheter är detta något som måste utvecklas men osäkerheten, orsakade av bristen på kompetens, gör att det inte händer så mycket 
  3. Kunskap om IT. Det innefattar ett flertal aspekter. Det behöver finnas teknisk expertis men också kunskap på rätt nivå hos chefer och ledare och hos olika expertfunktioner och bland dem självfallet de som är experter inom informationshanteringen. En låg generell kunskap om IT är en fara och tron på att man löser den genom att ge alla i organisationen en teknisk grundkurs är befängt. Det behövs olika kunskaper för olika personer i organisationen. Tyvärr är det vanligt att felinvesteringar i IT ofta görs pga. bristande kunskap hos beslutsfattare och andra som är inblandade. 
  4. Kunskap om pedagogik och förändringsledningEftersom förutsättningar löpande förändras så måste det finnas en kunskap om hur man arbetar med att förändra och utveckla utan att tappa struktur, säkerhet och ordning. För att lyckas med det måste man jobba på andra sätt idag än man har gjort tidigare. Det går fort och hamnar man efter är det mycket att ta igen eller ordna upp. 
  5. Kunskap om organisationens kultur och om metoder för att ta tillvara medarbetarnas kompetens. En kvalitativ informationshantering bygger i stor utsträckning på bra samarbete och bra prioriteringar i vad som ska göras och hur det ska göras. För att detta ska fungerar krävs ett bra sätt att integrera ny kunskap i organisationens samlade kunskapsmassa.